Sichere und effiziente Bargeldlogistik: Digitale Fahrerlegitimation bei dm und WSN

Mit der Eröffnung des ersten dm-Marktes 1973 in Karlsruhe gründete Prof. Götz W. Werner ein Unternehmen, das ganzheitliches unternehmerisches und soziales Denken in den Mittelpunkt stellt. Respekt vor der Individualität des Menschen und vor dem regionalen Umfeld der Märkte wurde zur Grundlage für das organische Wachstum von dm-drogerie markt. Dass sich der Erfolgsweg von dm stetig fortsetzt, findet seine Ursache auch in den zukunftsweisenden Entscheidungen vorausschauender Unternehmensstrategen.

So erklärte die Drogerie-Marktkette beispielsweise frühzeitig zum Ziel, die eigenen Handelsfilialen künftig PC- und papierlos zu führen. Dies hatte natürlich auch Konsequenzen für die Bargeldlogistik und führte etwa zur Abschaffung der papierhaften Fahrerlisten in allen von WSN Sicherheit und Service betreuten Niederlassungen. Bisher wurden immer alle zur Geldabholung legitimierten Fahrer auf Papierlisten zusammengestellt und an jede Filiale ausgehändigt. Schied ein Fahrer aus dem Unternehmen aus, mussten erst wieder neue Listen erstellt und verteilt werden.

In dieser Übergangsphase bestand das Risiko, dass Gelder von bekannten Personen, die aber nicht mehr als Fahrer tätig waren, weiterhin abgeholt und somit gestohlen werden konnten. Mit Unterstützung einer Logistic App ist diese Gefahr gebannt. Der papierlose Prozess bietet jedoch noch weitere Vorteile, wie etwa digitale Quittungen und die Generierung von Einmal-Codes. Die Autoren schildern in einem Fachbeitrag den Weg hin zu einer modernen und noch sichereren Bargeldlogistik für ein zukunftsorientiertes Drogerie-Unternehmen. Dabei zeigen sie weitere Potenziale auf, die die damit verbundenen Prozesse noch effizienter gestalten werden.

Die Ausgangssituation: bewahrenswerter Vorsprung

Gerade eine überregionale Kette wie dm-drogerie markt mit ihren 41.000 Mitarbeitern in deutschlandweit 2.000 Märkten kann es sich nicht leisten, in Sachen Digitalisierung der Zeit hinterher zu sein; negative Beispiele gibt es genug. Um bieten zu können, was die täglich fast zwei Millionen Kunden schätzen und erwarten – zuverlässig hochwertige Produkte und große Auswahl bei dennoch günstiger Preisstruktur –, war man schon immer schneller als andere. So setzte sich der dm-drogerie markt  das Ziel, ihre Handelsfilialen im Backoffice und papierlos zu führen. Ausgegeben wurde darum das Motto „Mobile first“, also jeden Filialmitarbeiter mit einem Smartphone auszustatten.

Auch aus Datenschutzgründen sollten dabei die bisher verwendeten papierbasierten Listen der Wertdienstleister-Fahrer abgeschafft werden. Die übliche Vorgehensweise war bis dahin die Zusammenstellung aller zur Geldabholung legitimierten Fahrer auf entsprechenden Listen. Diese Papiere wurden jeder einzelnen Filiale ausgehändigt – inklusive der damit verbundenen Risiken: Bei jedem Ausscheiden eines Fahrers aus seinem Unternehmen mussten neue Verzeichnisse erstellt und an die Märkte verteilt werden. Die in der analogen Welt unvermeidliche Übergangsphase eröffnete stets die Möglichkeit, dass ein ehemaliger, nicht mehr autorisierter Mitarbeiter eines Wertdienstleisters die Gunst der Stunde nutzte: So lange ein Markt noch die alte Liste mit seinem Namen verwendete, konnte er dort – zumindest theoretisch – Geld abholen und stehlen.

Ein weiterer Aspekt ist der Prozess, das Backoffice komplett papierlos zu organisieren. Dafür müssen Belege und Quittungen digital erstellt und abgelegt werden. Bei der naturgemäß weiterhin „analogen“ Geldabholung nimmt der Fahrer einen Safebag entgegen, scannt diesen – und musste bisher die Quittung in zweifacher Ausführung zum Unterzeichnen ausdrucken, die dann sowohl vom Händler als auch vom Wertdienstleister zu verwahren sind. Die unvermeidliche Folge: Die mitunter notwendige Suche nach einzelnen Quittungen, erst recht beider Kopien, kostet Zeit, Geld und letztendlich Nerven.

Die Realisierung: komplett neu, komplett digital

Als Wertdienstleister von dm führte die WSN Sicherheit und Service GmbH vollkommen neue Scanner ein – und dazu die ALVARA Logistic App, die sowohl die digitale Fahrerlegitimation als auch digitale Quittungen ermöglicht. Seitdem scannt bei jeder Abholung der zuständige dm-Mitarbeiter den auf dem Scanner des WSN-Fahrers angezeigten QR-Code per Smartphone. Sofort informiert ihn die App, ob der Fahrer überhaupt berechtigt ist – oder nicht. Die Legitimation per App erlaubt die Legitimierung zudem bereits auf der Verkaufsfläche – was gerade den Mitarbeiterinnen ein besseres Sicherheitsgefühl gibt mit einem „legitimierten“ Boten ein Büro zu betreten und nicht mit einem Fremden.

Quittungen für die Geldübergabe werden nicht mehr ausgedruckt; vielmehr erfolgt die Unterschrift direkt auf dem Scanner und wird in Echtzeit digital erfasst. Diese Funktionen und die damit einhergehenden Vorteile überzeugten die Verantwortlichen bei dm, sodass in der Folge die papierhaften Fahrerlisten in sämtlichen WSN-betreuten Filialen abgeschafft wurden. In naher Zukunft folgt zudem noch eine weitere Funktion: die Erstellung der Einmal-Codes für die Öffnung der Cash Recycler vor Ort über die App des Fahrers.

Sicherer und schneller

An erster Stelle steht die Minimierung der nicht unwesentlichen Sicherheitsrisiken, die die Prozesse der Geldabholung in der Handelsfiliale bergen – von inaktuellen Listen und unautorisierten Fahrern bis hin zu verschwundenen oder defekten Scannern und damit verbundenem Datenverlust. Mit der neuen Lösung von ALVARA können Wertdienstleister den Bargeldprozess erstmals digital und in Echtzeit dokumentieren, von der Abholung im Markt bis zur Ankunft im Cash Center. Denn die Geldübergabe-Daten werden sofort in ALVARA ICC übermittelt und somit gesichert, anstatt sie wie bisher erst am Ende der Tour des jeweiligen Fahrers auszulesen. Jede Quittung lässt sich gezielt und ohne unnötigen Zeitaufwand dank einer guten Ablagestruktur auffinden. Das gilt auch für die nun schnellere und sicherere Überprüfung des Fahrers, dessen Name nicht mehr umständlich manuell in einer Liste gesucht werden muss.

Fazit

Bargeld bleibt – dank all seiner Vorteile. So analog diese Art des Zahlungsverkehrs auch sein mag, so lässt sich auch hier mit den Mitteln der Digitalisierung viel Positives bewirken: Der Einsatz mobiler Endgeräte, entsprechender Scanner, geeigneter Software in Form einer gut zu handhabenden App sowie einer Cloud-Lösung reduziert Aufwand und damit Kosten bei Fahrer-Legitimation, Quittieren und notwendiger Dokumentation. Zugleich sinkt das analog bedingte Risiko unbefugten Zugriffs auf die Bargeldeinnahmen. Insgesamt erhöhen Lösungen wie die ALVARA Logistic App die Sicherheit der Geldübergabe erheblich, sie erlauben mehr Kontrolle und bessere Nachverfolgung.