Buchhaltung ist ein komplexes Thema – gerade im Online-Handel. Hier fallen während kurzer Zeit mitunter viele Buchungen an. Rechnungen müssen erstellt, Retouren bearbeitet und Kontoeingänge kontrolliert werden. Wer hier nicht aufpasst, tappt schnell in die Fehlerfalle und wird vom Finanzamt möglicherweise durch Bußgelder “belohnt”.
Doch was sind die typischen Fehler, die Selbstständige im Online-Handel bei der Buchhaltung machen und wie können diese vermieden werden?
Fehler 1: Rechnungen falsch schreiben
Fin Glowick ist bei dem Softwareunternehmen Buhl mitverantwortlich für die Software WISO MeinBüro. WISO MeinBüro bietet ganzheitliche SaaS-Lösungen für den Bürobereich an, die den Arbeitsalltag von Selbstständigen, kleinen Unternehmen und Steuerberatern erleichtern.
Rechnungen müssen korrekt und rechtskonform sein. Ein Klassiker der Buchhaltungsfehler ist es, Pflichtangaben auf Rechnungen zu vergessen, die fortlaufende Nummerierung durcheinander zu bringen oder gar eine Rechnungsnummer doppelt zu vergeben. Es gilt: Eine Rechnungsnummer muss immer einmalig sein. Das bedeutet aber nicht zwingend, dass sie lückenlos sein muss. Um nicht die Anzahl der gestellten Rechnungen durch die Rechnungsnummer offenzulegen, also beispielsweise 2023-003 für die dritte Rechnung des laufenden Jahres, ist es dem Rechnungssteller überlassen, welche Nummernkombination er wählt, solange sie einmalig ist. Übrigens müssen nur Rechnungen ab 251 Euro inklusive Umsatzsteuer mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen sein. Kleinbetragsrechnungen benötigen dies nicht.
Was gehört alles auf eine Rechnung:
- Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
- Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
- Der Steuersatz und der Nettobetrag
- Der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
- Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer.
Doch Vorsicht: Fehlerhafte Rechnungen können zwar geändert werden. Was hingegen nicht geht, ist, bereits verbuchte Rechnung in den eigenen Daten einfach ändern, ohne eine vernünftige Stornierung durchzuführen.
Noch ein Tipp: Jeder macht mal Fehler. Daher ist es wichtig, eingehende Rechnungen ebenso auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen.
Fehler 2: Ablage ohne System
Gerade, wenn Selbstständige Warenlieferungen von Herstellern bekommen oder an Endkunden versenden und täglich Ausgangs- sowie Eingangsrechnungen erhalten und versenden, steht dem Chaos nichts mehr im Wege. Wer hier kein funktionierendes Ablagesystem hat, verliert schnell den Überblick. Gerade Neulinge, die sich mit einem Onlineshop selbstständig gemacht haben, sollten der Planung ihres Ablagesystems eine hohe Aufmerksamkeit schenken. Abheften der Unterlagen genügt hier nicht. Die Belege sollten nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lohnabrechnungen und Kontobelegen sortiert werden. Wer nun noch alles nach Datum ordnet, macht schon eine Menge richtig. Denn so hat auch der Steuerberater einen wesentlich besseren Überblick, sodass Fehler in der weiteren Buchhaltung vermieden werden können.
Fehler 3: Offene Posten nicht im Auge behalten
Ein Fehler, der teuer werden kann: Wer Waren verschickt und eine Zahlungsfrist gewährt, läuft schnell Gefahr, offene Posten aus dem Auge zu verlieren. Daher ist es absolut wichtig, von Anfang an ein zentrales Forderungsmanagement aufzubauen. Dazu gehören das korrekte Verfassen und Versenden von Erinnerungen sowie Mahnungen und am Ende natürlich auch das Einschalten rechtlicher Schritte, wenn die Mahnungen im Sande verlaufen. Nichts ist wichtiger als Liquidität – gerade vor dem Hintergrund der nachgeforderten oder vorauszuzahlenden Steuerabgaben bei den Finanzämtern, denn diese warten nicht, bis die Kunden bezahlt haben.
Fehler 4: Daten unzureichend sichern
Wer online Waren verkauft, hat auch viele digitale Rechnungen und Belege. Meist werden diese auf dem Rechner gespeichert. Aber Achtung: Ein Virus oder eine defekte Festplatte und weg sind die Daten. Oder anders: Laptop liegen gelassen, weg ist er. Und mit ihm alle Daten. Wer hingegen seine Daten auf einer Unternehmenssoftware mit Archiv- und Exportfunktion speichert oder seine Daten in der Cloud speichert, dem kann keiner so schnell die Daten klauen. An dieser Stelle sollte aber auf entsprechend geschützte Server geachtet werden. Darüber hinaus ist die GoBD-konforme Sicherung der Daten wichtig. Im Detail bedeutet das, dass sämtliche Geschäftsvorfälle und Buchungen zeitnah erfasst werden müssen und dass die erfassten Daten so nachvollziehbar sein müssen, dass sich ein sachverständiger Dritter jederzeit einen Überblick verschaffen kann. Außerdem müssen die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Fehler 5: Kassenbuch unregelmäßig führen
Zu guter Letzt noch ein paar Tipps zum Thema Kassenführung und Kassenbuch für all jene Händler, die auch offline ein Geschäft haben:
Wer eine Barkasse bedient, dem sollten möglichst keine Fehler unterlaufen. Aber gerade im Eifer des Gefechts passieren am Point of Sale gern mal Buchhaltungsfehler. Unregelmäßigkeiten in Kasse oder Kassenbuch führen sehr wahrscheinlich zu Schätzungen und damit zu einer Steuernachzahlung. Merke: Ist Bargeld im Spiel, schaut das Finanzamt ganz genau hin. Immer, wenn es Geldbewegungen gibt, müssen die Ein- und Ausgaben im Kassenbuch festgehalten werden. Zusätzlich muss ein Tagesabschluss gemacht werden. Private Einlagen oder Barentnahmen sollten immer ganz akribisch im Kassenbuch festgehalten werden. Noch ein Tipp: Erfüllt die Kasse eigentlich die GoBD-Pflichten? Der Kassenhersteller kann hierzu Auskunft geben.
