So unangenehm wechselhaft sich 2020 bisher präsentiert hat – so hat es doch vielfach dazu beigetragen, veränderungswürdige Prozesse ins Bewusstsein zu rücken. Das gilt auch für die Arbeitsabläufe rund um die Bargeldversorgung im Einzelhandel. Während dieser einerseits die Versorgung mit Lebensmitteln und anderen wichtigen Gütern sicherzustellen hatte, musste andererseits auch die Zuverlässigkeit der Barzahlungsmittel garantiert werden.
Ohne Notfallkonzept im Sinne eines durchdachten Business Continuity Managements (BCM) wurde es hier schnell eng, insbesondere da bargeldloses Zahlen in Deutschland weit weniger verbreitet und akzeptiert ist als anderswo.
Ist das Bargeldhandling sicher?
Wenn es gilt, in Ausnahmesituationen wie der ersten Corona-Welle sicherzustellen, dass der Alltag – wenn auch mit Einschränkungen – irgendwie weitergeht, steht schnell das Schlagwort „BCM“ im Raum: die überlebenswichtige Entwicklung von Konzepten, um im Ernstfall wichtige Prozesse zu schützen oder Alternativen bereitzuhalten. Ansonsten drohen Unterbrechungen, Ausfälle – und damit Schäden und Verluste, schlimmstenfalls sogar existenzbedrohenden Ausmaßes. BCM soll dies verhindern und die Weiterführung der Unternehmensgeschäfte auch dann ermöglichen, wenn Krisen, Katastrophen oder andere unvorhersehbare Einschränkungen auftreten. Dafür werden aufwendige Analysen erstellt, um existenzielle Prozesse und ihren möglichen Schutz zu ermitteln.
Der Krisenfall ereilte im Frühjahr auch den Einzelhandel mit Beginn der Corona-Maßnahmen: Während verunsicherte Menschen durch „Hamstern“ vermutet knapper Güter Produktionskapazitäten und Lieferketten auf eine harte Probe stellten, galt es nicht nur für stetig nachgefüllte Regale zu sorgen – sondern auch dafür, den erhöhten Bargeldumsatz sicher zu managen, sowohl die Ver- als auch die Entsorgung, inklusive sicherer Rückverfolgbarkeit. Und das, während Wertdienstleister ebenfalls im Krisenmodus arbeiteten und wegen Kurzarbeit oder Quarantänefällen ihre Fahrtenpläne ausdünnen mussten.
Mit diesen Herausforderungen kam der eine Retailer besser zurecht, der andere schlechter – weil BCM-Pläne allein nur die halbe Miete sind: Wirklich umsetzen lassen sie sich nur mit den entsprechenden Tools.
Wirksames BCM – dank passender Softwarelösung
Auch ein Bargeld-BCM beginnt mit einer IST-Analyse – idealerweise mit Hilfe einer geeigneten Softwarelösung wie etwa der Online-Plattform Alvara Interactive Cash Control (ICC), die darüber hinaus auch alle anderen Bargeld-relevanten Prozesse unterstützt. Zunächst einmal bieten solche Lösungen die notwendige Transparenz. Sie stellen auf einen Blick dar, wie viel Geld sich in welcher Filiale in welchem Tresor befindet und können dabei auch das Geld aus Self-Checkout-Einzahltresoren im Frontoffice oder Cash Recvclern im Backoffice berücksichtigen. Auf diese Weise entsteht ein Überblick über den kompletten Bargeldbestand, der auch Inventuren enorm erleichtert. Zudem lassen sich bei Bedarf Lieferscheine für die Bundesbank erstellen.
Mit der Überwachung der Gesamtmenge stellt der Retailer zudem sicher, dass die versicherte Summe im Tresorbestand nicht überschritten wird bzw. bei Bedarf rechtzeitig reagiert werden kann. Soll das Geld zum Cash Center oder zur Bundesbank transportiert werden, kann er über eine gute Softwareanwendung im Ernstfall, beispielsweise während eines Lockdowns, die Logistik (neu) organisieren: In diesem Fall leiten die Verantwortlichen die erforderlichen Daten einfach an den ersatzweise beauftragten Wertdienstleister weiter. Wahlweise kann auch ein eigener Mitarbeiter das Bargeld persönlich transportieren, auch das kann eine intelligente Software nachverfolgbar abbilden: Die Einzahlung wird bei der Bundesbank via CashEDI oder über die Alvara ICC Plattform vorab avisiert und dann auch belegt.
Eine weitere hilfreiche Funktion bilden die automatischen Rückmeldungen eines solchen Systems über erfolgte Einzahlungen, aktuelle Tresorbestände oder die Status der abgegebenen Behältnisse (auf dem Transportweg oder im Cash Center) etwa an Unternehmenszentralen – besonders für Filialisten mit vielen Standorten ein wertvolles Instrument.
Fazit
Die turbulenten Wochen im Frühjahr 2020 haben gezeigt, dass ein wirksames BCM auch für die existenziellen Prozesse der Bargeldversorgung unabdingbar ist, um im Krisenfall bestehen zu können – und dass selbst das beste BCM nur dann nachhaltig greift, wenn es auf eine durchdachte und praxiserprobte Softwarelösung baut.
