Nach einer aktuellen Studie von KPMG buchen 40 Prozent der befragten Unternehmen immer noch auf dem Papier. Das Risiko, dass Belege vergessen werden oder sich Tippfehler bei der Eingabe der Rechnungsdaten einschleichen, ist groß. Hinzu kommen der höhere Bearbeitungsaufwand und lange Durchlaufzeiten bei der Zahlungsfreigabe, sodass Skontomöglichkeiten ungenutzt bleiben. Handelsunternehmen, die hingegen auf eine digitale, automatisierte Rechnungsverarbeitung setzen, sind klar im Vorteil.
Doch wie gelingt der Wechsel von einer analogen zu einer digitalen Verarbeitung eingehender Rechnungen? Diese nur zur digitalisieren, ist zu kurz gedacht, da dadurch nur das Papier verbannt wird. So werden zwar zumindest schon mal Kosten für die Archivierung gespart und Rechnungen können per Mail den Freigabeprozess schneller durchlaufen. Eine vollständig automatisierte Verarbeitung sieht jedoch anders aus. Um diesem Ziel näher zu kommen, sollten Rechnungen nicht nur digitalisiert, sondern die darin enthaltenen Inhalten auch ausgelesen werden.
Diese können dann für einen vollautomatischen Bestellvergleich genutzt werden. Ein manueller, zeitaufwendiger Abgleich einzelner Positionen entfällt. Stimmen die einzelnen Angaben überein, erübrigt sich auch der Freigabeprozess. Vorteil Nummer drei: Die ausgelesenen Daten lassen sich direkt in die Buchhaltungssoftware übertragen. Das händische Abtippen entfällt. Die Rechnungen können somit schneller, teils automatisch, beglichen und mögliche Skontomöglichkeiten genutzt werden.
Vorteile einer volldigitalisierten Rechnung
Um in den Genuss dieser Vorteile zu kommen, können Händler entweder Investitionen in Hard- und Software tätigen und ihre Mitarbeiter schulen oder sie delegieren die Rechnungsverarbeitung an einen Dokumentendienstleister, der über das erforderliche Equipment und Know-how verfügt. Für das Auslagern des Prozesses sprechen zahlreiche Argumente. Eines ist die Tatsache, dass eine automatisierte Rechnungsverarbeitung für professionelle Dienstleister zum Brot-und-Butter-Geschäft gehört und Kunden von deren Erfahrungsschatz profitieren.
Die Praxis zeigt, dass Unternehmen, die ihre Rechnungen selbst scannen und anschließend per OCR auslesen, eine deutlich geringere Erkennungsrate erzielen und einzelne Positionen manuell zuweisen müssen. Somit bleibt der Aufwand für das Vorkontieren der Rechnungen gleichbleibend hoch. Beim Einschalten eines erfahrenen Dokumentendienstleisters hingegen kann der Abgleich mit den Bestellungen meist ohne Beanstandung erfolgreich verlaufen, sodass ein Großteil der Rechnungen direkt zur automatischen Bezahlung weitergeleitet werden kann.
Hard- und Software erforderlich
Der Wechsel hin zu vollständig automatisierten Prozessen erfolgt mit einem Dokumentendienstleister an der Seite innerhalb kurzer Zeit. Statt langen Vorlaufzeiten und der Auswahl sowie Beschaffung passender (!) Hard- und Software, werden gemeinsam die Prozessabfolgen definiert und dann kann das Projekt direkt in Angriff genommen werden. Hinzu kommt, dass das Outsourcen dafür sorgt, dass keine Rechnungen liegen bleiben, wenn Mitarbeiter krankheits- oder urlaubsbedingt ausfallen. Ein weiterer Vorteil, der angesichts der zunehmenden Arbeit aus dem Homeoffice eine wichtige Rolle spielt: Die Rechnungen werden auch dann verarbeitet, wenn die Belegschaft in ihren eigenen vier Wänden arbeitet. Dazu holt der Dokumentendienstleister die Rechnungen aus dem Unternehmen ab oder sie werden an ihn weitergeleitet.
Der sich daran anschließende typische Prozess einer automatisierten Rechnungsverarbeitung gestaltet sich wie folgt: Der Dokumentendienstleister digitalisiert die Papierrechnungen in seiner Produktionsstätte mit Hochleistungsscannern. Darüber hinaus werden die bereits elektronisch per E-Mail eintreffenden Rechnungen von Lieferanten in einem aufgesetzten Verarbeitungsprozess importiert. Der Dokumentendienstleister extrahiert sämtliche relevante Rechnungsinformationen und Positionsdaten, gleicht diese mit allen vorhandenen Stammdaten ab und liefert validierte Rechnungsdaten im XML-Format zum direkten Import. Bei eventuellen Abweichungen zwischen der Bestellung und der Rechnung erhält Kunde vor der Bezahlung individuelle Fehlercodes zur manuellen Prüfung.
Fazit
Martin Echt ist Betriebsleiter bei Cocq Datendienst.
Mit einem erfahrenen Dokumentendienstleister gelingt der Wechsel von einer analogen hin zu einer digitalen, automatisierten Rechnungsverarbeitung nicht nur schneller, sondern auch erfolgreicher. Händler profitieren von deren Erfahrungsschatz und können sich stärker auf ihr Kerngeschäft fokussieren. Darüber hinaus können Händler, die mit einem Dokumentendienstleister zusammenarbeiten, dynamisch auf neue Anforderungen reagieren. Aktuelles Beispiel ist die Mehrwertsteuersenkung. Flexible Dienstleister integrieren ad-hoc einen Prozess, der prüft, ob Rechnungen den reduzierten Steuersatz ausweisen und kennzeichnen diejenigen, die falsch ausgestellt sind. Somit sparen sich Händler den nicht zu unterschätzenden Aufwand, ihre Lieferantenrechnungen nach steuerlicher Korrektheit zu überprüfen.
