Der Online-Dienstleister im Bereich Finanzbuchhaltung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung Buchmeister sieht E-Commerce-Unternehmen vor wachsenden Problemen. Mithilfe intelligenter digitaler Prozesse und Software lassen sich diese bewältigen sowie zusätzlich Wettbewerbsvorteile realisieren.
Dass die Buchführung anspruchsvoller geworden ist, liegt unter anderem an der aktuellen Pandemie. Die Vielzahl an Online-Aufträgen, die über verschiedene E-Commerce-Plattformen abgewickelt werden, bezeichnet Buchmeister als eine Herausforderung, zum Beispiel wenn es um die umsatzsteuerliche Beurteilung von Warensendungen in unterschiedliche EU-Mitgliedstaaten geht.
Auch die Tatsache, dass Produkte meist über diverse Verkaufsportale vertrieben werden sowie Kundenzahlungen über unterschiedliche Kanäle eingehen, ist ein typisches Konfliktfeld. Nicht zuletzt nimmt mit den steigenden Abverkäufen die Komplexität bei den Provisionsgebühren für die einzelnen Online-Verkaufsplattformen zu. Aufgrund der Masse an Datensätzen ist es dabei häufig schwer herauszufinden, welche Online-Bestellung hinter welcher Provisionszahlung steckt.
So unterstützt Rechnungsmanagement-Software
Björn Kahle, COO von Fino, Anbieter der Rechnungsmanagement-Software GetMyInvoices.
Doch fürchten müssen sich Onlinehändler davor nicht. Denn cloudbasierte Software vermag solche Herausforderungen inzwischen nahezu vollständig automatisiert und zeitgemäß zu lösen. „Voraussetzung dafür sind durchgehend digitale Belege“, sagt Björn Kahle, COO von Fino, Anbieter der Rechnungsmanagement-Software GetMyInvoices. Er erläutert: „Sämtliche Dokumente, die Händler für den Verkauf ihrer Produkte auf Plattformen wie Amazon, Alibaba oder Rakuten und Shopsystemen wie Shopware, PrestaShop, Opencart, OXID, xt:Commerce, Shopify, Ecwid, BigCommerce oder WooCommerce generieren, lassen sich nach einmaligem Einrichten automatisch in die Software importieren. Dazu können diverse Bankkonten und Zahlungssysteme wie PayPal verknüpft werden, sodass auch sämtliche Transaktionen eingelesen werden. Außerdem ist es nach dem Hinterlegen der entsprechenden Zugangsdaten möglich, Eingangsrechnungen aus Tausenden Quellen abzurufen. Die Spanne reicht von Online-Portalen mit Rechnungen für Amazon-Bestellungen, für Werbeanzeigen von Google, Facebook & Co. bis hin zu E-Mail-Accounts.“ Analoge Quittungen können mittels Scan-App an Ort und Stelle digitalisiert werden.
Somit liegen sämtliche Belege unmittelbar nach ihrer Erstellung in einem zentralen Dokumentenarchiv vor. Künstliche Intelligenz liest relevante Informationen aus und erkennt sie, was wiederum eine Grundlage für die automatische Kategorisierung sowie einen Zahlungsabgleich darstellt. Sämtliche Belege lassen sich bequem organisieren. Dabei haben alle berechtigten Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff auf die benötigten Dokumente und es sind sogar individuelle Workflows umsetzbar. Zudem können Rechnungen & Co. in nahezu beliebige andere Anwendungen übertragen werden. Dazu zählen Buchhaltungssoftware und Steuerberater-Lösungen.
Geringe Kosten, großer Nutzen
Der Effekt: „Trotz komplexerer Herausforderungen für die Buchhaltung und eines steigenden Aufwands sinkt die Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter“, fasst Björn Kahle zusammen. Denn sie müssen sich nicht mehr in die einzelnen Marktplätze, Shops und Portale einloggen, die Belege suchen, herunterladen und manuell weiterleiten, geschweige denn Informationen abtippen. Die Software nimmt ihnen diese Tätigkeiten ab und ist ohne Installations- sowie mit geringem Investitionsaufwand sofort nutzbar. Das reduziert nicht nur die Kosten, sondern verbessert gewissermaßen von heute auf morgen die Qualität der Prozesse. Die Durchlaufzeit der Belege verkürzt sich, keine Rechnung wird „vergessen“, und die Mitarbeiter können jederzeit von überall auf die benötigten Dokumente zugreifen. So ist immer ein aktueller Überblick möglich, der eine solide Basis für geschäftliche Entscheidungen bietet.
