Ein Zeitungsartikel machte die hkk auf eine neue Dienstleistung aufmerksam: Mitarbeiter können sich ihre Privatpakete dorthin schicken lassen, wo sie sich tagsüber am längsten aufhalten, nämlich an ihrem Arbeitsplatz. Dieses Konzept passte hervorragend zum Nachhaltigkeitsanspruch der Krankenkasse! Denn diese Lösung erspart nicht nur den Mitarbeitern den Weg zum Nachbarn oder zur Paketstation, wenn sie am Zustelltermin nicht zu Hause sind; sie trägt damit auch zur Reduzierung von Verkehrsaufkommen und CO2-Emissionen bei.
Schon bald folgte ein erstes Kennenlernen zwischen dem Team Zentrale Dienste der hkk und pakadoo, dem Dienstleister, der die Paketlösung entwickelt hat und bei Unternehmen und Organisationen implementiert und betreibt. „Wir haben uns den Prozess und die Software ausführlich erklären lassen und pakadoo mit vielen Fragen gelöchert“, erinnert sich Lisa Brammerloh vom Team Zentrale Dienste. Sie ist zusammen mit ihren Kollegen zuständig für alle Themen rund um Post, interne Druckerei, Catering, Fuhrpark und Büromaterialbeschaffung – und daher auch verantwortlich für das Projekt. Dieses passt im Übrigen gut zu einem anderen großen Vorhaben der hkk: der Digitalisierung der Poststelle.
Die hkk ist die günstigste deutschlandweit wählbare Krankenkasse und hat mehr als 670.000 Mitglieder, davon über 510.000 beitragszahlende Mitglieder. An den beiden Standorten Bremen und Oldenburg und in weiteren 23 Geschäftsstellen beschäftigt die hkk rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Bisher war der Empfang privater Pakete – wie in vielen anderen Unternehmen – eine Grauzone.
Es war nicht ausdrücklich erlaubt, aber geduldet. Immer wieder jedoch kam es vor, dass die Mitarbeiter in der Poststelle geschäftliche nicht von privaten Paketen unterscheiden konnten und deshalb versehentlich auch private Päckchen öffneten. Da die Krankenkasse in den vergangenen Jahren zudem stark gewachsen ist, konnten die Verantwortlichen auch von einer Zunahme der Privatpost ausgehen. Ein weiteres Problem war: Die Mitarbeiter in der Poststelle kannten nicht mehr alle Kollegen persönlich, was die Übergabe der Privatpakete zusätzlich erschwerte.
Ein pakadoo point schien also eine passende Lösung zu sein und sollte zunächst am Standort in Bremen mit einer Gruppe von Mitarbeitern für eine gewisse Zeit ausprobiert werden. Diese Testphase verlief sehr zufriedenstellend, sodass dort Anfang 2017 pakadoo offiziell eingeführt wurde. Auch die anfangs geäußerten Bedenken, dass der Aufwand für die Mitarbeiter der Poststelle zu hoch sein wird oder übergroße Pakete ankommen und neue logistische Herausforderungen mit sich bringen könnten, ließen sich schnell ausräumen. Lisa Brammerloh: „Die Dienstleistung läuft bei uns völlig geräuschlos nebenher mit. Die in den pakadoo Nutzungsbedingungen geregelten Maximalmaße und -gewichte werden von den Kollegen berücksichtigt.“
Um das Angebot bekannt zu machen, wurde darüber im Intranet berichtet, Flyer ausgelegt und Roll-ups aufgestellt. Schnell wollten die Mitarbeiter den neuen Dienst ausprobieren, viele wurden zu Stammkunden.
„Bonbon“ für die Mitarbeiter
„Ich bin selbst regelmäßiger und zufriedener Nutzer von pakadoo. Für mich ist es eine große Erleichterung, wenn das Paket zu mir an den Arbeitsplatz kommt, wo ich acht Stunden am Tag verbringe. Ich muss mein Paket nicht irgendwo abholen oder die Nachbarn belästigen“, so Lisa Brammerloh, Team Zentrale Dienste der hkk.
Die hkk legt generell großen Wert auf die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeiter. So gibt es z.B. sehr flexible Arbeitszeiten, Eltern-Kind-Büros und Firmen-Fitnessprogramme, etc. Die Einführung von pakadoo ist nun ein weiterer „social Benefit“ für die Mitarbeiter – und einer, der geschätzt und gut angenommen wird, wie Lisa Brammerloh weiß: „Für viele Kollegen ist es eine ideale Lösung, die Zeit und Nerven spart.“ Dass sie durch die Nutzung von pakadoo zusätzlich auch der Umwelt Gutes tun können, ist dabei mehr als ein Nebenaspekt.
Fazit nach knapp drei Jahren
Der pakadoo point bei der hkk ist stets gut frequentiert. Für viele Mitarbeiter ist die Zustellung von Privatpaketen dorthin inzwischen selbstverständlich geworden. Für das Team der Poststelle läuft die Bearbeitung der privaten Päckchen mithilfe der pakadoo Software ohne großen Zusatzaufwand. Private und geschäftliche Pakete lassen sich ganz einfach voneinander trennen. Jederzeit ist ersichtlich, welche Pakete angenommen und welche bereits an die Kollegen übergeben wurden. „Bei der Abholung von Retouren kommt es manchmal zu Schwierigkeiten mit einzelnen Paketdiensten“, berichtet Lisa Brammerloh. „Dann kann ich den pakadoo Service anrufen, der solche Probleme ganz schnell mit den jeweiligen Unternehmen regelt.“
Nachdem der pakadoo point am Hauptsitz in Bremen so gut angenommen wird, will die hkk demnächst auch am Standort Oldenburg das Angebot einführen.
