KassenSichV, TSE, DSFinV-K – das sind die Schlagworte, die im Einzelhandel derzeit viele Fragen aufwerfen. Mit dem Erlass der Kassensicherungsverordnung am 26.9.2017 wollte der Gesetzgeber angesichts der hohen Komplexität von IT-Strukturen sicherstellen, dass digitale Aufzeichnungen von Kaufprozessen nicht manipuliert werden können. Eine fristgerechte Umsetzung der neuen Anforderungen bis zum 1.1.2020 dürfte für den Großteil der Einzelhändler jedoch unrealistisch sein.
Wir haben mit Stephan Kaup, dem Geschäftsführer der Consult-SK GmbH, gesprochen, der im täglichen Kontakt mit SAP-Nutzern der Einzelhandelsbranche regelmäßig mit Fragen zur Fiskalisierung konfrontiert wird.
Welche Neuerungen kommen auf den Einzelhandel hinsichtlich der Verarbeitung von Kassendaten zu?
Stephan Kaup: Das Kassengesetz schreibt vor, dass alle Buchungen und die erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden müssen. Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind dabei täglich festzuhalten. Eine wesentliche Neuerung ist die Belegausgabepflicht. Für jeden Geschäftsfall muss ein Beleg ausgestellt und dem Kunden übergeben werden können. Ab 2020 müssen die elektronischen Aufzeichnungssysteme zusätzlich über eine vom BSI zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, verfügen. Zum aktuellen Zeitpunkt befinden sich zwar einige Hersteller von Kassensystemen im Zertifizierungsprozess, es existiert jedoch keine BSI zertifizierte TSE auf dem Markt.
Warum wird so viel Aufwand betrieben? Welchem Mehrwert dient die ganze Umstellung?
Im Kern geht es den Finanzbehörden darum, Kassendaten vor Manipulationen zu schützen und die Prüfung einer ordnungsgemäßen Buchführung stark zu vereinfachen. Es soll eine digitale Schnittstelle geschaffen werden, die dank eines einheitlichen Standards zu jedem Zeitpunkt das Abrufen vollständiger Datensätze möglich macht.
Was bedeutet in diesem Zusammenhang „DSFinV-K“?
Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme erfordert, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches/EDV gestütztes Kassensystem verwenden, dieselbe Struktur bei der Datenerfassung wie auch beim Datenexport verwenden. Es geht also um die Form der Datenaufbereitung. Durch die DSFinV-K werden erfasste Daten einheitlich für die Außenprüfung sowie für Kassennachschauen bereitgestellt. Außerdem vereinfacht der einheitliche Datenstandard die Überprüfung von den in die Finanzbuchhaltung übertragenen strukturierten Kassendaten.
Die Aufrüstung der Kassensysteme scheint für den Einzelhandel mit relativ viel Aufwand verbunden zu sein. Was passiert, wenn die Frist verstrichen ist und keine Lösung gefunden wurde?
Auch den obersten Finanzbehörden der Länder ist klar geworden, dass eine solche Umstrukturierung – auch im eigenen Haus – nicht bis Anfang 2020 möglich sein wird. Daher wird es laut BMF Schreiben vom 06.11.2019 (IV A 4 -S 0319/19/10002 :001) nicht beanstandet, wenn die elektronischen Aufzeichnungssystem bis zum September 2020 noch nicht über eine zertifizierte TSE verfügen. Wer allerdings auch diese Frist verstreichen lässt, muss im schlimmsten Fall mit Zwangs- oder Verzögerungsgeld, persönlicher Haftung oder auch strafrechtlichen Konsequenzen rechnen.
Und was sollten Einzelhändler ihrer Meinung nach nun als erstes unternehmen, um möglichen Sanktionen zu entgehen?
Ich rate dazu, sich mit Ihrem Kassenhersteller abzustimmen, um gegebenenfalls eine Erweiterung der Belegausgabe und die Integration einer TSE zu planen. Eine wichtige Frage, die Einzelhändler in diesem Zusammenhang stellen sollten: Wie ist der Export nach DSFinV-K geplant? Außerdem sollte das aktuelle Marktgeschehen im Auge behalten werden. Aktuell ist beispielsweise noch fraglich, ob reine Cloudlösungen der Gesetzgebung gerecht werden. Neben der Befürchtung möglicher Sanktionen, stehen SAP Kunden vor der Frage, wie sich die Daten aus Ihrem umgerüsteten Kassensystem mit ihrer Finanzbuchhaltung im SAP sinnvoll verknüpfen und verwalten lassen.
Angenommen eine entsprechende IT-Lösung wurde gefunden und integriert, profitiert dann letztendlich nur das Finanzamt von einer schnellen Prüfungsmöglichkeit?
Die thematische Konzentration auf die Kasse und die aktuell im Fokus stehenden Anforderungen ist meiner Meinung nach zu eingeschränkt. Bei der derzeitigen Betrachtung der neuen und alten Anforderungen und dazugehörigen Prozesse wird oft festgestellt, dass eine Vielzahl bestehender Anforderungen nicht erfüllt werden. Und das nicht nur an der Kasse selbst, sondern übergreifend bis hin in die Finanzbuchhaltung. Gibt es hier formal die Verfahrensdokumentation, die als Klammer über IT-Systemgrenzen hinweg die Informationen zusammenhalten soll, fehlt trotzdem die systemtechnische Klammer, die alle für eine Prüfung notwendigen Informationen zeitnah für die Dauer der Aufbewahrungszeit zusammenhält! In der täglichen Prozessberatung bei unseren Kunden aus der Einzelhandelsbranche sehen wir an dieser Stelle Bedarf. Um diesen zu decken und zu informieren, stellen wir auf unserer Webseite ein kostenloses Whitepaper zum Download bereit, das umfassend zum Thema informiert. Darüber hinaus bieten wir mit unserem SAP AddOn Receipt4S eine Lösung, die alle relevanten Daten zum Kassenprüfungsprozess historisiert verwaltet, und das über SAP- und Non-SAP-Systeme hinweg. Die Archivierung, Protokollierung von Änderungen und Bereitstellung der Daten für Prüfungszwecke gehört natürlich auch dazu. SAP Kunden können so auch 2020 problemlos eine prüfungskonforme Buchhaltung durchführen und jederzeit per Z1-, Z2- oder Z3-Zugriff Ihre umsatzrelevanten Daten abrufen.
Die Voraussetzungen für die Nutzung unseres SAP zertifizierten AddOns (SAP Certified Powered by SAP NetWeaver) sind dabei denkbar einfach: Ein SAP NetWeaver mit einem ABAP-Stack. Modul-spezifische Komponenten werden nicht benötigt. Als Infrastuktur dient das ArchiveLink Archiv. Darüber hinaus müssen sich Kunden auch nach 2024/025 keine Sorgen machen: Receipt4S® läuft sowohl auf R3 als auch auf HANA.
