Inhaber von Online-Shops stehen vor der Herausforderung, ihre Buchhaltung im schnelllebigen Verkaufsgeschäft zielgerichtet und passgenau abzubilden. Je mehr Verkäufe in den eigenen Shops oder großen Plattformen abgebildet werden, umso mehr Rechnungen müssen erstellt und verbucht werden. Wenn E-Commerce-Betreiber ihre Buchhaltung automatisieren, gewinnen sie wieder mehr Zeit, die sie für Organisation, Geschäftsführung und weitere strategische Tätigkeiten aufwenden können. Mit einer passenden, individuell auf das Vertriebskonzept abgestimmten Software wird die Buchhaltung nahezu zu einem Selbstläufer.
Schön, wenn der Onlineverkauf des Produktsortiments boomt – dazu kann nur gratuliert werden! Doch viele Verkäufe bedeuten einen erhöhten Mehraufwand bei einer nicht automatisierten Buchhaltung: Zuordnungen zu Bestellvorgängen und Verknüpfungen von Zahlungen und Belegen erschweren das Alltagsgeschäft, wenn keine grundlegende Organisation hinter der Abrechnung steht. Maximilian Zielosko, Geschäftsführer von
Maximilian Zielosko, Geschäftsführer von BuchhaltungsButler
BuchhaltungsButler, weiß nur zu gut um die Wichtigkeit einer integrierten, vollumfassenden Buchhaltung: „Besonders, wenn aus unterschiedlichen Datenquellen die wichtigsten Abrechnungsmodalitäten zusammengetragen werden müssen, kann es kompliziert werden. Dabei ist vor allem wichtig, die Buchhaltung so unkompliziert wie nur möglich zu gestalten.“ Denn besonders, wenn Schnittstellen verschiedener Verkaufsplattformen miteinander kommunizieren, darf kein Chaos entstehen, sondern die Buchhaltung muss trotzdem reibungslos laufen.
Die Abrechnungsumsetzung erleichtern und verschlanken
Nicht nur beim Einsatz verschiedener Shopsysteme, die allesamt in ein gemeinsames Buchhaltungssystem münden, können Komplikationen bei der Fakturierung zu einem echten Problem werden. Die manuelle Verbuchung von zu vielen Geschäftsvorfällen sorgt eher für Frust anstelle für Freude am Umsatz, da ein nicht unerheblicher Zeitaufwand damit verbunden ist. Kommen dann noch weitere Faktoren, wie beispielsweise unterschiedliche Steuersätze, hinzu, kann dem Buchhalter und auch dem Geschäftsführer die Lust am Online-Handel fast vergehen.
Dieser Mehraufwand bei manuellen Bearbeitungen birgt zudem ein Risiko für ungewollte Fehler, die entweder aufgrund von Unaufmerksamkeit oder Unwissen passieren können. „Fehler unterlaufen oftmals dann, wenn Sachbearbeiter unter Zeitdruck viele verschiedene Themen gleichzeitig bearbeiten müssen. Eine Automatisierung der Buchhaltung macht daher bei E-Commerce-Unternehmen mit hohen Umsätzen und zahlreichen Verkaufsartikeln nachhaltig Sinn“, erklärt Zielosko. „Die Automatisierung in nur einem System ist dabei natürlich das schwierigste, aber auch erfolgversprechendste Verfahren.“ Die Buchhaltung ganzheitlich und automatisiert an Banken, Kreditkarten und Zahlungsdienstleister anzubinden, sei zudem der erste wichtige Schritt in Richtung einer deutlich verlässlicheren Buchhaltung.
Automatisierte Workflows für große Datenmengen
Keine Buchung ohne Beleg – dieses alte Kaufmannssprichwort nimmt ein Buchhalter sehr ernst. Doch besonders bei großen Mengen an Quittungen, Rechnungen und sonstigen Belegen aus verschiedenen Datenquellen kann die Übersichtlichkeit doch ein wenig leiden. „Besonders wichtig ist, alle Kostenbelege des Online-Handels aus verschiedenen Datenquellen automatisiert einzusammeln und auszulesen“, sagt Zielosko. Der nächste wichtige Schritt ist dann die automatische Verknüpfung mit den Zahlungen direkt in der Buchhaltungssoftware. So entfällt der Zeitaufwand für ohnehin lästige Sortierarbeiten; offene Forderungen können zudem gleich per Klick beglichen werden.
Verbesserung des Belegs- und Zahlungsmanagements
Ein- und Ausgangsrechnungen mitsamt verschiedenen Zahlungszielen und Steuersätzen sind in Massen kompliziert und nicht einfach zu handeln. „Eine effiziente Buchhaltung unterstützt und entlastet Geschäftsführer und Vertrieb, anstatt kostbare Zeit zu binden“, mahnt Zielosko. Mit einem automatisierten Buchungsmanagement sowie einer automatischen Erfassung von Erlösen sowie Zuordnung der Belege zu den Zahlungen gehört der Ärger über manuelle „Datenfresser“ der Vergangenheit an. Durch die Automatisierung von Workflows ist zudem jederzeit eine Ist-Analyse der bestehenden Prozesse, Tools und Zahlungsdienstleister möglich. „Eine Software wie beispielsweise BuchhaltungsButler ist die optimale Ergänzung im Unternehmenskontext, um das gesamte Beleg- und Zahlungsmanagement nachhaltig zu verbessern.“
Automatisiert und individuell stehen nicht im Widerspruch zueinander
Dabei ist eine automatisierte Buchhaltungslösung nicht automatisch dadurch gekennzeichnet, dass das eigene Rechnungswesen nicht mehr nachvollziehbar ist. Vielmehr steht eine individuelle Integration der automatisierten Belegverarbeitung als weiteres Benefit im Raum. „So individualisierbar wie ein modernes Unternehmen es benötigt und dabei dennoch maximal effizient und zeitsparend – das zeichnet die moderne Buchhaltung der Zukunft für alle E-Commerce-Unternehmen aus“, ist sich Zielosko sicher. Dabei kann schon nach einer nur kurzen Anlernphase die Buchhaltung zu über 80 Prozent automatisiert sein, ohne auf Individualität verzichten zu müssen. Durch gut durchdachte Kontierungs- und Workflow-Regeln werden die Rechnungen im eigenen Kundendesign sowie dem gewünschten Aufbau erstellt und verbucht.
Volle Leistung der Buchhaltung automatisiert auf den Punkt
„Nicht nur durch die hochmoderne Belegerkennungstechnologie, mit der Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Quittungen erfasst werden können, sondern auch durch eine schnelle und effiziente Integration mittels verschiedenster Schnittstellen werden die Buchhaltungsprozesse in E-Commerce-Unternehmen jeder Größe schnell und deutlich merkbar verbessert“, weiß Zielosko. Durch moderne DATEV-Schnittstellen mitsamt DSGVO-konformer Programmierung ist das Unternehmen zudem auch steuerrechtlich jederzeit auf der sicheren Seite. So wird die Buchhaltung sprichwörtlich im Handumdrehen umsetzbar.
