Viele Kassensysteme im Handel erweisen sich in der Praxis als Limitierung für Unternehmen. Sie erfordern hohe Aufwände bei der Pflege, können nicht alle Funktionalitäten abdecken und lassen keine Erweiterungen zu, sodass Unternehmen gewünschte Anpassungen in der Geschäftsausrichtung entweder nur mit viel Mühe oder auch gar nicht vornehmen können. Ein integriertes, webbasiertes und flexibles Store- bzw. POS-Management löst das Problem. Es wächst mit dem Unternehmen und erlaubt flexible Funktionserweiterungen.
Reiner Hannaske, Account Manager beim Odoo Gold Partner Intero Technologies.
Ein Kassensystem ist als Kombination aus Software und Hardware häufig eine äußerst individuelle Zusammenstellung. Dazu stehen diverse Lösungen mit unterschiedlichen Funktionen und Komponenten abhängig von der Branche und der Geschäftsausrichtung von Unternehmen zur Verfügung. „Bei der Entscheidung für ein System steht deswegen die konkrete Bedarfsermittlung am Anfang,“ sagt Reiner Hannaske, Account Manager beim Odoo Gold Partner Intero Technologies.
Viele POS-Systeme beinhalten im Standard ein Warenwirtschaftssystem, die Buchhaltung und die Möglichkeit zur Umsetzung des E-Commerce. Andere Funktionalitäten etwa für Marketing oder Kundengewinnung bzw. ein CRM für das B2B-Geschäft oder eine Abonnentenverwaltung sind hingegen oft nicht inkludiert. Die wichtige Integration verschiedener Zahlungsarten und die Anbindung von deren Anbietern ist manchmal nur mit teurer Hardware möglich. Ein weiteres Merkmal ist die Filialfähigkeit, um den Bestand auf alle Filialen übertragen zu können. Ein umfangreiches POS-System kann zudem die Mitarbeiter-Verwaltung sowie deren Zeiterfassung abbilden.
Bei manchen Lösungen sind die Funktionalitäten bei der Einführung festgelegt und nicht mehr anpassbar, wieder andere erlauben die Anbindung von zusätzlichen Funktionen nur über Schnittstellen. In anderen Fällen ist die Hardware vorgegeben, wieder andere Systeme sind plattformübergreifend und mit verschiedenen mobilen Endgeräten einsatzfähig. „Oft gestaltet sich die optimale Anbindung aller Verkaufskanäle ans Lager für den Multichannel-Vertrieb als komplex,“ weiß Hannaske. Als Folge davon kommt es häufig zu einer komplizierten Schnittstellenlandschaft zu Lagerverwaltung, Payment-Anbietern, CRM oder Produktkatalogisierung. Abhängig von den Gegebenheiten entsteht eine solche Komplexität über längere Zeit oder bereits am Anfang, um alle Prozesse integrieren und abbilden zu können.
Die Schwächen von Insellösungen
Das Hauptproblem einer solchen Lösung liegt in der fehlenden automatischen Integration, wenn Anwendungen nachträglich bzw. einzeln angebunden werden und nicht von vornherein miteinander kommunizieren. Es kommt zwangsläufig zu Medienbrüchen, Bestände müssen händisch oder mehrfach eingegeben werden – entsprechend entstehen Datenlücken und nicht selten Übertragungsfehler. „Dadurch verzögern sich Abläufe und die geringe Daten- und Prozesssicherheit beeinträchtigt Unternehmen in ihrer Leistungsfähigkeit und Effizienz,“ so Hannaske.
Gleichzeitig sinkt die Kundenzufriedenheit, denn auf einer inkonsistenten Datenbasis können keine validen Aussagen etwa zur Lieferfähigkeit getroffen werden. Nachfragen oder Retouren häufen sich infolgedessen; zudem können Kundenanfragen nicht effizient beantwortet werden. Das wirkt sich auch auf die Mitarbeiter aus, die die Unzufriedenheit der Kunden zu spüren bekommen.
Hannaske weiter: „Nicht zuletzt aus technischer Sicht ist ein solches fragmentiertes, quasi aus Insellösungen zusammengeschustertes POS-System alles andere als ideal.“ Denn die Schnittstellen für Datenaustausch verursachen in der IT Kosten aufgrund Mehraufwands bei der Pflege und Fehlerbehebung an den Schnittstellen und wegen der gleichzeitigen Betreuung einer Vielzahl eingesetzter Einzellösungen. Dies verursacht zudem Probleme am Rechte- und Nutzermanagement, wenn Nutzungsrechte und Userrollen sowie –accounts nicht global über die gesamte Lösungslandschaft hinweg administriert werden, sondern womöglich in jeder Einzellösung separat.
Eine weitere Schwäche in der Technik zeigt sich in der Releasefähigkeit: Bei Updates können Schnittstellen Konflikte zwischen den Systemen verursachen und müssen angepasst werden. Nicht zuletzt werden Analysen und Auswertungen erschwert, wenn kein konsistentes Datenmodell zugrunde liegt und die Zusammenstellung der relevanten Informationen aus verschiedenen Anwendungen notwendig wird.
Die Vorteile einer integrierten Lösung
Mit Einführung einer integrierten POS-Lösung werden all diese Probleme jedoch obsolet. „Sie kommt als einheitliche Systemumgebung ohne Schnittstellen aus, indem sie alle maßgeblichen Prozesse in ein Software All in One Paket einbindet,“ erklärt Hannaske. Dabei können alle Geschäftsbereiche auch über den POS hinaus unterstützt werden. In der Standard POS-Lösung von Odoo sind zum Beispiel alle relevanten Funktionen für den Handel über Apps vorhanden – etwa Standardkonnektoren zu Payment-Anbietern und Marktplätzen, CRM, Verkauf, Projekt, Warenwirtschaft, Rechnung, Buchhaltung sowie E-Commerce. „Wichtig ist gerade bei E-Commerce-Unternehmen zudem die Skalierbarkeit einer Lösung“: Die Nutzung einer integrierten Software wie Odoo kann das Unternehmen zunächst mit einem kleinen Umfang starten und das System nach und nach individuell anpassen; da die Lösung mitwächst, können neue Funktionalitäten auch zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt und schnittstellenfrei integriert werden.
Jährliche Updates stellen eine ständige Erweiterung und Anpassung an Marktanforderungen sicher. Da Odoo als Open Source konzipiert ist, sind individuelle Anpassungen einfacher als bei anderen Software möglich. Die große Community hinter der Lösung erlaubt auch die Entwicklung eigener Apps, etwa für den deutschen Markt und dessen Anforderungen. Odoo ist darüber hinaus cloudbasiert und plattformunabhängig auf allen Endgeräten einzusetzen, was den Pflegeaufwand in der Administration weiter reduziert.
Workflows optimieren und Prozesse automatisieren
Eine solche Lösung verhindert Medienbrüche und bietet eine integrierte Sicht auf den Gesamtprozess. Ein solcher Überblick erlaubt es zum einen, Workflows zu optimieren, und zum anderen macht er eine leichte Prozessautomatisierung etwa bei Rechnungsstellung und Lagerverwaltung möglich.
Hannaske ergänzt: „Die Verkaufsapps von Odoo erlauben ein Multi-Channel-Business und den Vertrieb von Produkten über jeden Kanal, sei es im Einzelhandel vor Ort am POS oder im E-Commerce über einen Online-Shop.“ Dabei sind die Vertriebsanwendungen integriert und mit Einkauf und Fertigung vernetzt. „Der große Vorteil liegt darin, dass durch die Integration Verkäufe und Bestand immer in Echtzeit verfügbar sind und damit ein aktueller Überblick ermöglicht wird. Das erlaubt eine schnelle und leichte Administration ohne Verzögerungen etwa wegen Schnittstellenupdates, ohne Ausfälle und Downtime,“ so Hannaske weiter.
Auch die Filialfähigkeit kann mit Odoo leicht umgesetzt werden. Die Datenintegration erlaubt auch hier eine Prozessautomatisierung: Fertigungsprozesse für eine Nachproduktion über Filialen hinweg können automatisiert angestoßen werden, um Lieferengpässen vorzubeugen. Zudem sind Bestände und Angebote nicht an ein einziges Kassenterminal gebunden, sondern können aus dem Backend über alle Endgeräte aufgerufen werden. Dort können Änderungen eingegeben und Auswertungen zu Umsatz und Wareneinsatz eingesehen werden: Aussagen zur aktuellen Entwicklung sind damit sofort möglich. Eine solche Lösung trägt also signifikant zur Steigerung der Produktivität und Qualität der Prozesse, zu Umsatz und Wettbewerbsfähigkeit bei.
Insgesamt bietet ein integriertes System ein deutlich verbessertes Controlling und genauere Forecasts. Außerdem trägt es Veränderungen in der Unternehmensentwicklung mit – bei Erweiterungen des Sortiments oder dem Hinzufügen weiterer Vertriebskanäle wird kein Systemwechsel notwendig. Branchenspezifische Kassenlösungen schränken Unternehmen hier oft ein oder blähen sich unnötig auf. „Unternehmen sparen sich zudem die Recherche nach einem passenden Kassensystem, da Odoo alle Fälle abdecken kann,“ fasst Reiner Hannaske zusammen.
Nicht zuletzt entfallen durch die webbasierte Basis in der Cloud Kosten für Auf- und Umrüstung: Es ist keine feste Kasse notwendig, sondern alle Endgeräte und Plattformen wie Android oder Apple werden unterstützt.
Einführung mit Odoo Partner
Bei der Konfigurierung und Implementierung von Odoo sollten sich Unternehmen jedoch von einem erfahrenen Partner beraten und unterstützen lassen. Die beste Lösung hängt unter anderem von Kundenanforderungen, Betriebsgröße, Branche und der vorhandenen IT-Struktur ab. Mit unabhängigem Blick von außen wird häufig erst deutlich, wie man Prozesse am besten abbilden kann und welche Ausrichtung sinnvoll ist. Idealerweise erfolgt die Begleitung über den gesamten Prozess – von der Aufnahme der Anforderungen, über die Inbetriebnahme bis zum Support. Sinnvoll ist es darüber hinaus, einen Odoo Partner mit Branchenexpertise zu wählen. Gerade im Handel gestaltet ich die Compliance als komplex. So erforderte es zum Beispiel die Kassensicherheitsverordnung, jedes POS-System mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nachzurüsten, um Fälschungs- und Manipulationssicherheit zu gewährleisten. Intero Technologies beispielsweise entwickelte hierfür als erster Partner in Deutschland ein Modul für Odoo, welches an die Cloud TSE Lösung von fiskaly angebunden ist.
Fazit
Kassensysteme, die die Anforderungen nicht genau abbilden können und kostenintensiv in Pflege und Wartung sind, bereiten Unternehmen nicht selten großes Kopfzerbrechen. Hier kann es sinnvoll sein, auf eine flexible und integrierte Lösung wie Odoo für den Handel zu setzen. Es lässt sich individuell an die Bedürfnisse anpassen sowie erweitern und legt so die Basis für Datenqualität, einen hohen Automatisierungsgrad und damit für Wachstum und Profit.
