Was einst als digitaler Flohmarkt begann, hat sich längst zu einem der größten Online-Marktplätze gemausert: Rund 135 Millionen Kunden sind aktuell bei eBay aktiv – da ist es klar, dass die Plattform für etliche Händler attraktiv ist. Doch wer kommerziell auf dem Online-Marktplatz unterwegs ist, darf seine Buchhaltung nicht vernachlässigen. Und die kann bei der Vielzahl an Verkäufen, Transaktionen und Rechnungen zur großen Herausforderung werden. Mit der richtigen Software können Händler Ordnung ins Abrechnungschaos bringen.
Bereits seit Jahren verkaufen nicht mehr nur Privatleute ihre alten Schätze bei eBay, auch kommerzielle Händler haben den Online-Marktplatz längst für sich entdeckt und vertreiben dort ihre Neuwaren. Denn der Vertriebsweg E-Commerce wird sowohl auf Kunden-, als auch auf Händlerseite immer beliebter: Allein von Januar bis September vergangenen Jahres verzeichnete der Onlinehandel ein Umsatzplus von 31,2 Prozent, der stationäre Einzelhandel hingegen fuhr im selben Zeitraum weniger Umsätze als in den Vorjahren ein und kann immer weniger Kunden in die Läden locken – im Oktober 2022 wurden in den Einkaufsstraßen knapp sieben Prozent weniger Passanten gezählt als im Oktober vor der Corona-Pandemie.
Maximilian Zielosko, Geschäftsführer von BuchhaltungsButler.
„Bei dieser positiven Entwicklung des E-Commerce steigen daher immer mehr Händler in den Online-Vertrieb ein. Nicht alle bauen dabei aber eigene Online-Shops auf, sondern vor allem kleinere Händler setzen eher auf den Vertrieb über Online-Marktplätze wie eBay“, sagt Maximilian Zielosko, Geschäftsführer von BuchhaltungsButler, einem Software-Unternehmen, das seine Buchhaltungssoftware auf kleine und mittelständische Betriebe spezialisiert hat. Doch auch als zusätzlicher Vertriebskanal zum eigenen Online-Shop ist eBay attraktiv, weil dort Millionen Kunden erreicht werden können – im Oktober 2022 waren rund 135 Millionen aktive Kunden bei eBay registriert.
Automatisiertes Buchhaltungsprogramm verringert den Aufwand
Artikel bei eBay zu verkaufen ist für Händler denkbar einfach. Die großen Herausforderungen warten vielmehr im Nachhinein auf die Händler – wenn sie ihre Buchhaltung ins Reine bringen möchten. Denn die hohe Zahl an Transaktionen, die sich bei eBay leicht generieren lässt, bringt häufig ein Abrechnungschaos mit sich, weiß Zielosko: „Vor allem Händler, die keine buchhalterische Ausbildung haben, sind oft überfordert.“ Er empfiehlt eBay-Händlern daher, auf ein Buchhaltungsprogramm zu setzen, das in hohem Maße automatisiert ist und Anwendern dadurch manuelle Aufwände erspart. „Wichtig zu beachten ist auch, dass die Software direkt an die eBay-Zahlungsabwicklung angebunden ist“, rät Zielosko. Dann nämlich könnten alle Transaktionen von der Zahlungsabwicklung eBay Managed Payments direkt in die Buchhaltungssoftware importiert werden. Dadurch ersparen sich Händler viel Zeit und Arbeit: Außerdem bauen sie nebenher Fehlerquellen ab, die sonst durch die manuelle Übertragung entstehen.
Noch einfacher wird die Buchhaltung, wenn die verwendete Software bei der Kontierung unterstützt. „Eine automatische Vorkontierung erleichtert hierbei die Arbeit“, so Zielosko. Zwar gebe es keine einheitlichen Regeln für die Kontierung, doch viele Händler würden ihre Geschäftsvorfälle ähnlich kontieren. Mit Hilfe bestimmter Algorithmen könne eine Buchhaltungssoftware genau das lernen und eBay-Händlern Vorschläge bei der Kontierung unterbreiten. „Die Software merkt sich dann, wie die Mehrheit der Nutzer den gleichen Geschäftsvorfall kontiert hat und macht neuen Nutzern genau diesen Vorschlag“, erklärt Zielosko. Auch auf der Ebene des einzelnen Nutzers sollte eine Software lernen können, wie der Einzelne einen Geschäftsvorfall kontiert und demjenigen beim nächsten Mal direkt den passenden Vorschlag machen – auch wenn dieser ein anderer ist als auf der nutzerübergreifenden Ebene. „Bei aller Automatisierung muss eine Buchhaltungssoftware auch Individualität ermöglichen“, betont der Experte.
Hilfreich sei bei der Kontierung auch, wenn die Software über eine Sammelfunktion verfüge: Gleiche oder ähnliche Geschäftsvorfälle sollte ein Buchhaltungsprogramm nach bestimmten Kriterien sortieren und sammeln; dann könnten eBay-Verkäufer mehrere Dutzend Geschäftsvorfälle zusammen und mit nur einem Klick verbuchen.
Intelligentes Belegmatching spart viel Zeit
Neben der Automatisierung bei der Kontierung sei es für eBay-Händler besonders hilfreich, wenn ihr Buchhaltungsprogramm die einzelnen Transaktionen mit den Ausgangsrechnungen „matcht“. Ein solch intelligentes Belegmatching sei mit Hilfe der Transaction-ID der eBay-Zahlung möglich. „Der Händler muss seine Rechnungen dann nicht mehr manuell mit den Zahlungseingängen abgleichen, was enorm viel Zeit spart“, so Zielosko. Von Vorteil sei in Sachen Ausgangsrechnung auch, wenn die Buchhaltungssoftware diese individuell erstellt, also im Aufbau und Design des Händlers und ggf. mit personalisierten Botschaften an den Kunden gestaltet. „Auf diese Weise tritt der eBay-Verkäufer als selbstständiger Händler nach außen auf, das wirkt ganz anders auf den Kunden“, meint der Buchhaltungsexperte.
Neben den Ausgangsrechnungen gilt es für eBay-Händler aber auch, Eingangsrechnungen zu erstellen – für die Angebotsgebühren und Provisionen, die für jeden Artikel bzw. Verkauf anfallen. Diese fallen bei eBay recht komplex aus: Abhängig vom gewählten Auktionsformat und Startpreis liegen sie zwischen 1 Cent und 4,80 Euro pro Artikel, teilweise entfällt die Angebotsgebühr aber auch. Für jeden Verkauf wird dem eBay-Händler zusätzlich eine Provision zwischen 2 und 12 Prozent des Verkaufspreises in Rechnung gestellt. „Damit der eBay-Händler seinen Umsatz generieren kann, muss er diese Gebühren absondern“, bemerkt Zielosko. Die verwendete Buchhaltungssoftware sollte die eBay-Gebühren daher splitten und abgrenzen.
Ermöglicht das Buchhaltungsprogramm zu guter Letzt noch eine Datenübergabe an den Steuerberater des Händlers, werde die Sache richtig rund. „Die logische Verknüpfung von Zahlungen und Belegen muss beim Export aber erhalten bleiben“, betont Zielosko. Der Aufwand für die Prüfung und Finalisierung der Buchhaltung sei dann minimal.
Fazit
Mit rund 135 Millionen aktiven Kunden stellt eBay vor allem für kleinere Händler einen attraktiven Vertriebsweg dar. Soll die Freude über die hohe Reichweite und den recht einfachen Verkauf im Nachhinein nicht durch eine chaotische und aufwändige Buchhaltung geschmälert werden, sollten eBay-Verkäufer eine in hohem Maße automatisierte Buchhaltungssoftware mit passender Schnittstelle zur eBay-Zahlungsabwicklung einsetzen.
