Der international tätige Konzern BayWa hat in seinen Segmenten Agrar, Energie und Bau auch zahlreiche Geschäftspartner, die sich in mehrheitlich öffentlicher Hand des Bundes befinden. Angesichts der Pflicht zum elektronischen Austausch von Rechnungen, welche am 27. November in Kraft tritt, hat sich die BayWa für den zertifizierten IT-Hersteller Comarch als Dienstleister entschieden.
Comarch EDI ermöglicht der BayWa den rechtskonformen Austausch von Rechnungen mit Geschäftspartnern in mehrheitlich öffentlicher Hand, die von der E-Invoicing-Verpflichtung betroffen sind. Mit Comarch EDI als zertifiziertem PEPPOL Access Point erfolgt die direkte elektronische Anbindung an die deutschen E-Rechnungsplattformen über PEPPOL. Dies umfasst die Formatkonvertierung aller Rechnungen aus bestehenden IT-Systemen, die in XRechnung umgewandelt und dabei einem Check unterzogen werden. Zudem wird ein konsistentes Protokoll der Kommunikation mit Geschäftspartnern bereitgestellt.
„Mit Comarch EDI ist BayWa gut für die zukünftige E-Rechnungspflicht gerüstet. Die Lösung garantiert vor jedem Rechnungsversand eine Prüfung hinsichtlich rechtlicher Konformität und einen Abgleich aller Pflichtfelder. Dank Comarch können wir alle unsere Geschäftspartner anbinden und dabei auch alle Schnittstellen und Formate berücksichtigen. Durch die Automatisierung des Rechnungsversands lassen sich Prozesse deutlich effizienter gestalten. Kosten und manueller Aufwand werden reduziert, die Übermittlung der Rechnungen erfolgt in Sekunden. Transparenz und Rückverfolgbarkeit des Dokumentenflusses werden durch ein umfassendes Tracking ermöglicht“, sagt Tobias Fausch, CIO BayWa.
„Eine Herausforderung bei der XRechnung besteht darin, dass das Format nur sehr wenige freie Felder zur Auswahl bietet. Mitunter reichen diese Felder nicht aus für die Abbildung aller branchen- und produktspezifischen Rechnungsdaten. Da die BayWa sehr viele verschiedene Produkte und Dienstleistungen anbietet, müssen die XRechnungen angepasst werden. Wir definieren daher produktabhängige Regeln, um alle Informationen auf optionalen Feldern der XRechnung entsprechend unterzubringen. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre internen Prozesse so zu gestalten, dass die Leitweg-ID aus jeder einzelnen Bestellung in die jeweilige Rechnung übernommen wird“, sagt Piotr Jagiello, als Projektleiter bei Comarch für das gemeinsame Projekt mit der BayWa verantwortlich.
