In einer Zeit, in der Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, die Ineffizienzen in ihren Abläufen auszumerzen, um höhere Gewinnmargen zu erzielen, ist die Auftragsabwicklung ein erstklassiger Kandidat für Automatisierung.
Die Automatisierung des Auftragsprozesses reduziert Kosten, beschleunigt Zykluszeiten, verbessert die Kundenerfahrung und gibt Mitarbeiter für Mehrwertaufgaben frei. Das geht aus einer APQC-Umfrage unter 167 Auftragsexperten aus Unternehmen mit hohem Auftragsvolumen oder Just-in-Time-Inventarstrategien hervor. Tatsächlich sparen Unternehmen mit Automatisierung laut der APQC-Studie zwischen 5 und 15 US-Dollar pro Verkaufsauftrag und reduzieren die Auftragszykluszeiten um mehr als 46 Prozent.
In einigen Branchen ist die Automatisierung von Verkaufsaufträgen ein wichtiger Faktor bei der Kundenzufriedenheit, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Dennoch verarbeiten viele Unternehmen Aufträge, die auf Papier oder per E-Mail bzw. Fax eingehen, immer noch manuell. Eine manuelle Verarbeitung hat bei den meisten Unternehmen großen Einfluss auf die Effizienz und Effektivität der Auftragsabwicklung, ganz zu schweigen von den Fehlern und Lieferverzögerungen, die sich bei der manuellen Eingabe unweigerlich ergeben.
Angesichts des nicht nachlassenden Drucks zur Kostensenkung und der Tatsache, dass 34 Prozent der von APQC befragten Unternehmen mehr Mitarbeiter in kundenorientierte Positionen verlagern, ist es jetzt an der Zeit, die Auftragsabwicklung zu automatisieren.
Überdenken Sie Ihren Automatisierungsansatz
Unternehmen führen mehrere Gründe für die Automatisierung ihres Verkaufsauftragsprozesses an, darunter fehlendes Kapitalbudget, angespannte Abteilungsressourcen, Angst vor Veränderungen, konkurrierende Prioritäten, ein Mangel an IT-Ressourcen und kein Verfechter unter den leitenden Führungskräften. Eines der größten Hindernisse bei der Automatisierung von Verkaufsaufträgen ist jedoch der antiquierte Ansatz, den die meisten Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Prozesse verfolgen.
Die meisten Unternehmen haben sich bei der Automatisierung für einen Top-Down-Ansatz entschieden, bei dem die IT mit der Installation und Umsetzung unabhängiger Systeme zur Automatisierung einer Funktion wie der Auftragsverarbeitung beauftragt ist. Aber Innovation schreitet sehr schnell voran, was zu einem enormen IT-Rückstand führt. Darüber hinaus setzen Unternehmen regelmäßig neue Systeme ein, ohne die alten zu entfernen. Infolgedessen werden 80 Prozent der Geschäftsprozesse manuell durchgeführt, einschließlich derjenigen, bei denen eine manuelle Datenübertragung zwischen bestehenden Systemen und solchen erforderlich ist, für deren Automatisierung die IT überhaupt keine Zeit hatte. Allein die Zeit, die Mitarbeiter für das Eingeben, Ausschneiden und Einfügen von Auftragsinformationen in verschiedene Systeme aufwenden ist beachtlich.
Erschwerend kommt hinzu, dass bei herkömmlichen Auftragserfassungssystemen nur strukturierte Daten verarbeitet werden – die Art von Daten, die vom Papier oder von elektronischen Tabellenkalkulationen, aus Datenbanken oder standardisierten Formularen stammen. Aber Unternehmen gehen in unstrukturierten Daten, wie Textnachrichten, E-Mails, handschriftlichen Nachrichten und halbstrukturierten Dokumenten, die einen bekannten Satz von Daten in unterschiedlichen das Extrahieren erschwerenden Layouts enthalten, regelrecht unter. In vielen Unternehmen werden diese Daten aufgrund der Komplexität bei der Verarbeitung oder Analyse schlicht ignoriert. Tatsächlich werden diese Daten als „verborgene Daten“ bezeichnet, weil Unternehmen einfach nicht wissen, was sie enthalten.
Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) mit kognitiver Automatisierung bietet einen besseren Automatisierungsansatz. RPA automatisiert einfache, sich wiederholende Aufgaben, die leicht repliziert werden können, indem ein Software-Bot angewiesen wird, Tastatureingaben zu kopieren oder einem definierten Regelwerk zu folgen. Bots interagieren mit IT-Systemen und -Anwendungen, genauso wie Menschen. Diese Technologie ist weitgehend Plug-and-Play und erfordert keine Änderungen an vorhandenen IT-Systemen, bestehenden Anwendungen oder Maschinen. Dadurch ist RPA ideal für die Auftragsabwicklung geeignet, bei der die nahtlose Integration mit Aufzeichnungssystemen wie einer ERP-Anwendung, einem Lagersystem oder einer CRM-Plattform entscheidend für die Beseitigung von Prozessineffizienzen und Informationslücken ist.
RPA automatisiert Auftragsprozesse wie:
- Abrufen von Aufträgen
- Extrahieren von Auftragsdaten
- Überprüfen von Auftragsinformationen
- Elektronisches Routing von Aufträgen für die Ansatz- und Ausnahmebehandlung
- Hochladen von Auftragsinformationen in nachgelagerte Systeme
Dank der Nutzung künstlicher Intelligenz (KI) zur kognitiven Automatisierung kann RPA durch die Fähigkeit, unstrukturierte und halbstrukturierte Dokumente wie Aufträge zu verarbeiten und zu analysieren, verbessert werden. RPA-Lösungen mit KI-Fähigkeiten verfügen über ein integriertes Fachwissen, um nach einzigartigen, prozessspezifischen Daten zu suchen, die für spezialisierte Prozesse erforderlich sind. Eine Kombination aus Computer Vision, Optical Character Recognition(OCR)-Technologie und Fuzzylogik extrahiert und bereichert automatisch Daten, während maschinelles Lernen (ML) die Genauigkeit der erfassten Daten verbessert. Kognitive Automatisierung trägt dazu bei, dass ein intelligentes System alle unstrukturierten Daten extrahiert.
Wichtig ist, dass die KI-unterstützte Automatisierung schneller Ergebnisse liefert als veraltete Systeme. Die Technologie ist vortrainiert, damit Geschäftsprozesse automatisiert werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, dass IT- und/oder Datenwissenschaftler ausgeklügelte Modelle entwerfen müssen. Geschäftsnutzer können ihre eigenen Verarbeitungsmodelle entwerfen und in wenigen Wochen in Betrieb nehmen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Verbraucherfreundlichkeit und Skalierbarkeit von Unternehmen sorgen für eine starke Benutzerakzeptanz und eine schnelle Kapitalrendite bei gleichzeitiger Erfüllung aktueller und zukünftiger Geschäftsanforderungen.
Ein Schlüssel zum Geschäftserfolg
Die Geschäftsfälle für die Automatisierung des Auftragsprozesses sind bewährt und überzeugen. Fast 90 Prozent der von APQC befragten Organisationen geben an, dass der Erfolg des Unternehmens durch eine verstärkte Prozessautomatisierung und -integration sehr oder äußerst effektiv vorangetrieben werden konnte. Dank RPA mit kognitiver Automatisierung konnten Unternehmen ihren Verkaufsauftragsprozess noch nie einfacher automatisieren. RPA mit kognitiver Automatisierung überwindet die durch traditionelle Automatisierungsansätze entstehenden Barrieren. Auf diese Weise können Unternehmen endlich papierbasierte Auftragserfassungsprozesse abschaffen und Kosten senken, Zykluszeiten beschleunigen, Mitarbeiter besser einsetzen und eine überlegene Kundenerfahrung bieten.
