Die neue End-to-End-Lösung des Dokumentenmanagement-Spezialisten Kendox umfasst durchdachte und flexibel konfigurierbare Module und Prozessworkflows für die Teilbereiche der Bedarfsanforderung (inkl. Freigabeprozess), Bestellauslösung mit integrierter Lieferantenauswahl, Leistungsvereinnahmung sowie für die Rechnungseingangsverarbeitung. Alle prozessrelevanten Dokumente, die im Rahmen des Purchase-to-Pay-Prozesses anfallen, werden mit der im Prozess integrierten DMS/ECM-Lösung „Kendox InfoShare“ effizient verwaltet und rechtskonform archiviert. Dabei ist sichergestellt, dass alle Dokumente bei Bedarf zu jeder Phase des Prozesses von berechtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden können.
In vielen Unternehmen ist der Beschaffungsprozess noch nicht oder zumindest noch nicht ganzheitlich strukturiert. Dabei verbirgt sich hinter einem „end-to-end“ digitalisierten Beschaffungsprozess – dem sogenannten Purchase-to-Pay-(P2P)-Prozess – ein sehr großes Potenzial, um Kosten zu senken und eine höhere Transparenz zu erreichen. Durch Automatisierung und Vermeidung von Medienbrüchen wird der Beschaffungsprozess für alle Beteiligten transparent, Bestellungen können deutlich einfacher kontrolliert und Rechnungen wesentlich schneller freigegeben werden. Auch ein „wilder Einkauf“ – z.B. bei nicht-strategischen Lieferanten – kann vermieden werden.
Prozessbeschleunigung durch Digitalisierung
Mit einem optional vorgelagerten Bedarfsanforderungsprozess (BANF), hilft „Kendox Purchase-to-Pay“ sicherzustellen, dass jede Bestellung gerechtfertigt ist und bereits vor der eigentlichen Bestellung intern freigegeben wird. Mitarbeiter erfassen zunächst den jeweiligen Bedarf. Anhand einer hinterlegten Berechtigungsmatrix wird gewährleistet, dass die Anforderung bzw. der Investitionsantrag von den jeweiligen Verantwortlichen genehmigt wurde, bevor im Anschluss die eigentliche Bestellung ausgelöst wird. So können im Prozessverlauf eingehende Rechnungen zu einer Bestellung später automatisiert erkannt, zugeordnet und verbucht werden.
Empfangene Waren sowie vom Lieferanten erbrachte Leistungen werden im Modul „Leistungsvereinnahmung“ durch den jeweiligen Leistungsempfänger entweder vollständig oder als Teillieferung bestätigt. Dies ist Voraussetzung dafür, dass im nachgelagerten Teilprozess der Rechnungseingangsverarbeitung ein möglichst hoher Automatisierungsgrad erreicht werden kann.
Im Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung ist der digitale Prozess ebenfalls soweit wie möglich automatisiert. Sofern der Empfang der bestellten Ware bzw. Leistung bereits bestätigt wurde und mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt, kann die Rechnung ohne weitere manuell Freigabe direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Um diesen hohen Grad der Automatisierung zu erreichen, werden zunächst die Rechnungsdaten – sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene – automatisch extrahiert und anschließend gegen die jeweilige Bestellung abgeglichen.
Effizienzgewinn und Kosteneinsparungen
Neben der Strukturierung und Automatisierung der Abläufe sowie einer Verringerung der Durchlaufzeiten liegt ein wesentlicher Vorteil in der Reduktion manueller Tätigkeiten. So können Fehlerquellen reduziert, Unklarheiten in der Zuordnung ausgeschlossen und die Effizienz des gesamten Beschaffungsprozesses deutlich gesteigert werden. Studien zum Digitalisierungsfortschritt in den Unternehmen zeigen, dass die «Automatisierung von einzelnen Arbeitsschritten durch die automatische Erkennung von eingehenden Dokumenten und Informationen» bislang nur von 26 Prozent der Unternehmen genutzt wird. Davon sind rund die Hälfte Großunternehmen. In kleineren und mittelständischen Unternehmen besteht also noch erheblicher Aufholbedarf.
„Gerade in mittelständischen Unternehmen ist das Thema Purchase-to-Pay – ein einheitlicher, digitaler Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Buchung mit nur einer Softwarelösung – generell noch ungewöhnlich. Ein kompletter P2P-Prozess außerhalb von komplexen ERP-Lösungen ist noch ein relativ junges Thema. Wir haben die Kendox P2P-Lösung speziell für Kunden entwickelt, die kein vollumfängliches Warenwirtschafts-System im Einsatz haben“, erklärt Jörg Schönfisch, Solution Manager bei Kendox.
Kendox Purchase-to-Pay ist für den Betrieb in der Cloud konzipiert, eignet sich aber auch für den On-Premises-Einsatz im eigenen Rechenzentrum. Aufgrund der Microservice-basierten Architektur und hoher Flexibilität durch offene Schnittstellen, lässt sich die Lösung nahtlos mit bestehenden Unternehmensanwendungen integrieren. Finanzbuchhaltungs- bzw. Warenwirtschaftssysteme, oder auch branchenspezifische Lösungen wie zum Beispiel Transportmanagementsysteme, gehören zu den gängigen Einbindungsoptionen.
Anwenderunternehmen können mit der Kendox Purchase-to-Pay-Lösung nicht nur Effizienzgewinne erzielen, indem sie Papierprozesse weitgehend eliminieren und automatisieren. Durch den frühzeitigen, digital abgewickelten Investitionsantrag für geplante Anschaffungen und Bestellungen haben sie auch einen besseren Überblick über Liquiditätsressourcen und ausstehende Verbindlichkeiten. Schnellere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung ermöglichen zudem die Wahrung von Fristen und Skonti.
