Die USA waren im Jahr 2019 für Deutschland das wichtigste Exportland mit Ausfuhren im Wert von 119 Milliarden Euro. Jedoch stellen die amerikanische Sales und Consumer Use Tax die Unternehmen durch ihre Komplexität vor Herausforderung. Sie variieren zudem nicht nur nach Bundesstaat, sondern auch nach Counties und Städten – so können neben der bundesstaatlich festgelegten Sales und Consumer Use Tax gegebenenfalls lokal weitere Aufschläge hinzukommen.
Unternehmen können daher bei der Erfassung, Berechnung sowie der Überweisung und Einreichung unzählige Fehler unterlaufen, die finanzielle Folgen nach sich ziehen können. So kann beispielsweise eine falsch berechnete Sales Tax eine Zurückzahlung über mehre Jahre hinweg zu Folge haben.
Worauf sollten deutsche Unternehmen deshalb achten, wenn sie nach Amerika exportieren? Die folgenden sieben Todsünden sollen dabei helfen, die häufigsten Fehler zu vermeiden:
Die Consumer Use Tax missverstehen
Viele Unternehmen missverstehen die Bedeutung der Consumer Use Tax. Das ist einer der häufigsten Ursachen für falsch berechnete und unbezahlte Steuern, die bei Betriebsprüfungen aufgedeckt werden. Bei der Consumer Use Tax handelt es sich um eine Steuer, die auf die Nutzung von materiellem persönlichem Eigentum (vergleiche Englisch „tangible personal property“) beruht, das nicht der Sales Tax unterliegt. Die Consumer Use Tax gilt, wenn steuerpflichtige Artikel ohne Sales Tax oder mit niedrigeren Steuern als dem geltenden Sales Tax-Satz gekauft werden. Unternehmen sollten sich über den Unterschied zwischen Sales und Consumer Use Tax im Klaren sein sowie ihre Rechnungen für nicht zum Weiterverkauf bestimmte Waren prüfen und gegebenenfalls die Consumer Use Tax erheben. Zudem sollte die Entnahmen aus dem Wiederverkaufsbestand ordnungsgemäß verfolgt und verbucht werden.
Fehlende oder ungültige Freistellungs- und Wiederverkaufsbescheinigungen
Zertifikate für eine Sales Tax-Befreiung ermöglichen es Käufer, steuerfrei Einkäufe zu tätigen, die sonst der Sales Tax unterliegen. Zertifikate zum Wiederverkauf werden Lieferanten als Nachweis zur Verfügung gestellt, um zu beweisen, dass die gekauften Artikel ausschließlich für den Wiederverkauf bestimmt und daher von der Sales Tax befreit sind. Diese Zertifikate laufen jedoch ab oder verlieren ihre Gültigkeit. Die Entwicklung eines effizienten und automatisierten Prozesses zur Verwaltung von Zertifikaten trägt dazu bei die Sales Tax-Compliance für Unternehmen einzuhalten.
Anwendung der falschen Raten, Regeln und Grenzwerte
Wenn Unternehmen Änderungen von Raten, Regeln und Grenzwerten der Steuerbehörden versäumen, kann dies zu Bußgeldern und Strafen führen. In den Vereinigten Staaten gibt es jährlich unzählige Steueränderungen, die Unternehmen umsetzen müssen. Automatisierte Lösungen unterstützen sie bei diesen Änderungen up to date zu bleiben.
Fehlerhafte und unvollständige Besteuerung von Produkten und Dienstleistungen
Unternehmen müssen darauf achten, dass die richtigen Steuersätze für Produkte und Dienstleistungen angewendet werden. Die einzelnen Bundesstaaten ändern regelmäßig ihre Besteuerungsgesetze und -richtlinien und es liegt in der Verantwortung der Unternehmen, diese Änderungen zu verfolgen. Es gibt Mitteilungen via E-Mail, die über die Änderungen der einzelnen Staaten berichten, diese sollten von Unternehmen abonniert werden.
Falsche Formulare und verspätete Zahlung von Steuern
Unternehmen müssen darauf achten, dass sie pünktlich die richtigen Steuerformulare einreichen. Jedoch ist dies oft eine Herausforderung, da die einzelnen Staaten unterschiedliche Formulare verwenden und das Einreichungsdatum variiert. Unternehmen müssen daher stets prüfen, ob sich der Zeitplan für die Einreichung in den Staaten geändert hat und ob neue Anforderungen für die elektronische Anmeldung oder Vorauszahlung eingeführt wurden.
Vernachlässigung der Nexus-Gesetze
Die Nexus-Gesetze der Vereinigten Staaten, ändern sich ständig. Zahlreiche Bundesstaaten haben beispielsweise neue Gesetze zum Economic Nexus erlassen. Remote-Verkäufer, die in einem Bundesstaat nicht präsent sind, jedoch Umsatz in diesem Staat verzeichnen beziehungsweise eine gewisse Summe an Transaktionen durchführen, sind daher dazu verpflichtet, die Sales Tax von Käufern in diesem Staat einzutreiben und abzuführen. Unternehmen müssen daher überprüfen, in welchen Bundesstaaten einen Nexus ausgelöst haben und sich dort registrieren.
Negativen Steuerbescheid akzeptieren
Negative Steuerbescheide sollten in Frage gestellt werden. Staatliche Prüfer veröffentlichen routinemäßig Informationen darüber, wie gegen ein negatives Prüfungsergebnis Berufung eingelegt oder eine endgültige Entscheidung angefochten werden kann. Diese enthalten in der Regel genaue Anweisungen, wie Einwände gegen einen endgültigen Befund vorzubringen sind.
Die manuelle Bearbeitung der Steuerprozesse stellt Unternehmen vor einen enormen Zeitaufwand und ist fehleranfällig, was zu finanziellen Verlusten führen kann. Tools wie Avalara AvaTax helfen Unternehmen bei der Einhaltung der Steuervorschriften, da sie automatisch die anzuwendenden Steuersätze berechnen und das Unternehmen darüber informieren, wenn sie dabei sind einen Economic Nexus in einem Bundesstaat zu erzeugen. Diese Automatisierung spart Kosten und Zeit und steigert die Produktivität der Mitarbeiter, da sie sich nicht mit den komplexen Steuergesetzen der USA auseinandersetzen müssen.