Unter „Künstlicher Intelligenz“ (KI) stellt man sich meist futuristische Roboter vor, die sich autark bewegen und uns die Arbeit abnehmen. Im Gegensatz zu einfachen Programmierungen kann KI durch einen Lernprozess menschliches Verhalten simulieren oder nachahmen.
Worum handelt es sich bei der KI?
Selbstständig agierende Roboter sitzen bisher noch nicht in unseren Büros. Wir nutzen jedoch bereits verschiedene Vorstufen in Form von komplexen, lernfähigen Computerprogrammen. Daher bezeichnet man alle Systeme, die lernfähig sind, als künstliche Intelligenz. Dazu zählen beispielsweise Rechtschreibe-Tools oder Chatbots sowie verschiedene Programme für die Buchhaltung und Steuererklärung.
Wie KI den Büroalltag im Handel beeinflusst
Künstliche Intelligenz kann noch nicht in allen Bereichen eines Unternehmens erfolgreich eingesetzt werden. Vor allem nicht in den Positionen, in denen keine gleichförmigen, erlernbaren Arbeitsschritte ausgeführt werden. Entscheidungen auf der Chefetage, die von vielen verschiedenen Aspekten begleitet werden, können also nicht einer KI übertragen werden, da sie zu komplex sind.
Gerade im Handel können diese Systeme aber gut in der Beschaffung eingesetzt werden, wo sie beispielsweise nach neuen Lieferanten suchen können. Nach vorgegebenen Merkmalen kann das Programm dann eine Bewertung der gefundenen Lieferanten vornehmen oder eine Risikoanalyse erstellen. Beliebt ist auch der Einsatz von Chatbots, die eine Kundenberatung online durchführen können. Der Chatbot reagiert dabei auf bestimmte Reizwörter und schlägt dem Kunden daraufhin passende Produkte vor.
Zentraler Einsatzpunkt ist jedoch die Auswertung des Kunden-Kaufverhaltens. Da die KI sehr große Datenmengen in kürzester Zeit verarbeiten kann, ist sie perfekt dafür geeignet, alle Arten von Auswertungen vorzunehmen. Schnell können Kundenwünsche und Vorlieben – auch Farben, Konfektionsgrößen, Marken oder Ähnliches – ausgewertet und darauf basierend Vorschläge oder Sonderangebote maßgeschneidert angeboten werden. Ziel ist nicht nur der gute Service für den Kunden, sondern natürlich auch eine Umsatzsteigerung für den Händler.
Dazu kommt der praktische Einsatz bei vielen gleich ablaufenden Prozessen wie Bestellungen und Rechnungsstellung, aber auch der Verbuchung und Zuordnung von Eingangsrechnungen.
Wie funktioniert und lernt KI?
Die künstliche Intelligenz funktioniert mithilfe kleiner Programme, die die Funktion des menschlichen Gehirns nachahmen sollen. Diese Programme werden auch „künstliche neuronale Netze“ genannt. Im Gehirn sind die Neuronen durch Synapsen verbunden, in der KI durch die neuronalen Netzwerke.
Diese Systeme sind aus Algorithmen zusammengesetzt. Dies sind kleine Anweisungen und Handlungsschritte, die dem Programm vorgeben, wie es bei der Problemlösung vorgehen soll. Diese Schritte liegen im Quellcode des Programms. Die KI führt also eine bestimmte Anzahl von Schritten durch, bevor das Programm – der Algorithmus – beendet ist und eine Lösung darstellt oder eine bestimmte Aktion durchführt.
Damit die künstliche Intelligenz auch korrekt arbeitet und die erzielten Ergebnisse überprüfbar sind, müssen einige Trainingsdurchläufe und verschiedene Tests durchgeführt werden. Ein Algorithmus lernt durch Daten – das nennt sich Machine-Learning.
Das Training, dass die KI schult, läuft folgendermaßen ab:
Der Künstlichen Intelligenz werden Algorithmen sowie ein Satz mit Trainingsdaten präsentiert. Nach der Trainingsphase erhält die KI einen weiteren Satz mit Trainingsdaten zur Gegenprüfung. Wenn sie diese Daten richtig verarbeitet, ist das Training beendet. Sie kann ab jetzt mit neuen Daten bestückt werden. Wenn der Lernprozess abgeschlossen ist, kann die KI in der Praxis eingesetzt werden.
5 Tipps, wie KI den Büroalltag im Handel vereinfachen kann
Es gibt verschiedene Geschäftsprozesse, in die sich Künstliche Intelligenz leicht integrieren lässt. Die fünf beliebtesten führen wir hier als Beispiel an:
Lagersoftware
In der Warenwirtschaft gibt es besonders viele geeignete Abläufe, die durch KI automatisiert werden können. Dazu gehören unter anderem die Lagerbestandshaltung, aber auch die rechtzeitige und bedarfsgerechte Neubestellung von Waren.
Personalisierte Produktempfehlung und automatische Angebotserstellung
Durch die schnelle Verarbeitung großer Datenmengen kann KI schnell und treffsicher erfassen, wofür sich der Kunde interessiert. Basierend auf dem bisherigen Kaufverhalten lassen sich personalisierte Produkte empfehlen und automatische Angebote und Sonderaktionen erstellen.
Stamm- und Nutzerdatenverwaltung
Branchenübergreifend sind die Stammdaten in Unternehmen von essentieller Bedeutung. Da die Datenpflege einen leicht überschaubaren und gleichförmigen Prozess für eine KI darstellt, ist sie eine besonders geeignete Aufgabe. Die KI kann in regelmäßigen Abständen die Stammdaten automatisch kontrollieren und aktualisieren.
Buchhaltungssoftware
Gerade in der Buchhaltungssoftware gibt es viele Einsatzmöglichkeiten für Künstliche Intelligenz. Besonders die digitale Belegerkennung beim Wareneinkauf sowie die pünktliche Veranlassung von Zahlungen sind passende Tätigkeitsfelder.
Zahlungseingänge automatisch verbuchen
Im Handel gibt es täglich eine Menge Zahlungseingänge zu verbuchen, die von KI automatisch abgeglichen und bearbeitet werden können.
Fazit
In Kombination mit einer guten Software kann Künstliche Intelligenz verschiedene, häufig anfallende Prozesse automatisieren. Dadurch werden viele Abläufe stark vereinfacht und der Händler spart mitunter sowohl Zeit als auch Kosten.
