Innovative Kassensysteme bilden jedoch nicht nur rechtliche Rahmenbedingungen ab, sondern integrieren auch jede Menge sinnvolle und praktische Funktionalitäten wie beispielsweise Kundenbindungsinstrumente und Loss Prevention Lösungen. All das wird bewältigt in unterschiedlichsten Anwendungsszenarien wie dem Self-Checkout mit dem eigenen Smartphone.
Kassen sind der Touchpoint No.1, an dem Händler mit ihren Kunden unmittelbar in Kontakt stehen. Am Point of Sale (POS) haben sie die Möglichkeit, ihre Kunden direkt anzusprechen und mit einem positiven Erlebnis zu verabschieden, so dass ihr Service auch in Zukunft gerne wieder in Anspruch genommen wird. Damit dies gut gelingt, kommt der Wahl des richtigen Check-Out-Systems große Bedeutung zu: Dieses muss die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal in diesem Prozess unterstützen, anstatt sie womöglich gar zu behindern.
Gleichzeitig kommt es neben der möglichst leichten und intuitiven Bedienbarkeit aber auch darauf an, weitere Funktionen reibungslos einbetten zu können. Jüngstes Beispiel dafür sind die TSE, mit denen die im Kassensystem gespeicherten Datenprotokolle an das Finanzamt exportierbar sind. Die TSE können bei smarten Kassensystemen entweder in der jeweiligen Filiale installiert oder über Web-Services in zertifizierten Cloud-Rechenzentren betrieben werden. Die Einhaltung aller geforderter Richtlinien wie beispielsweise die DSFinV-K-Schnittstelle zum Bereitstellen der Bondaten für die Finanzbehörde müssen gewährleistet sein und sind damit auch ein besonders wichtiges Kriterium bei der Wahl eines neuen Kassensystems.
Einbindung von Loyalty-Systemen
Neben der Umsetzung und Einhaltung dieser Standards zur Verhinderung von Manipulation punkten innovative Kassensysteme mit weiteren Features, um Händlern ihr jeweiliges Business zu erleichtern. So kann beispielsweise auch ein Loyalty-System für alle Kundenbindungsinstrumente integriert werden: Egal, ob klassisch am POS im Laden, im E-Shop oder mobil, ob über Social Media, in Print oder auf dem Wochenmarkt nebenan – moderne Systeme arbeiten zentral und webbasiert in allen Kanälen. Sie können auch komplexe Aktionen abdecken, sind voll integriert in allen Checkout-Anwendungen und bieten Transparenz über Auslieferungen in Echtzeit. Das erspart nicht nur die mehrfache Eingabe von Daten, sondern ermöglicht auch ein schnelles Umsetzen konzertierter Aktionen – im Idealfall ohne zusätzlichen Providerservice und mit weniger Schnittstellen.
Einen geschärften Blick auf kritische Geschäftsvorfälle ermöglicht eine Loss Prevention Lösung: Sie dient als Frühwarnsystem und erkennt Ausreißer in den Abverkaufsdaten. Diese Auffälligkeiten meldet das System an den Revisor. Und Revisoren können ihrerseits wiederum auch ohne Programmierkenntnisse eigene Abfragen erstellen. Betrugsfälle werden durch das Loss Prevention System schneller aufgedeckt und Inventurdifferenzen sowie Schadenshöhen erfolgreich eingedämmt.
Mobil und flexbel
Innovative Systeme bilden aber auch die Möglichkeit ab, Kunden mobil auf der Fläche zu bedienen. Den Filialmitarbeitern gelingt es mithilfe einer mobilen Kasse auf einem MDE oder Tablet in Kombination mit einem mobilen Drucker und EFT-Terminal die Wartezeiten für Kunden an stationären Kassen deutlich zu verringern. So kann auf hohes Kundenaufkommen flexibel und schnell reagiert werden. Aber auch die Möglichkeit eines Selfcheckouts gehören heute zu einem modernen Kassensystem hinzu. Dabei spielt es keine Rolle, ob an einem Paytower im Checkout-Bereich oder rein über das eigene Smartphone der Bezahlvorgang angestoßen wird. Eine intuitive Bedienung wird dabei vorausgesetzt, um den Kunden ein positives Einkaufserlebnis zu gewährleisten und den Kassiervorgang zu beschleunigen.
Kurze Wege – auch bei der IT
Für dezentrale Organisationen wie zum Beispiel Filialisten sind kurze Wege hilfreich, um unmittelbar auf Ereignisse reagieren zu können. Dieser Grundsatz gilt selbstverständlich auch für die entsprechenden IT-Systeme: So meldet bei smarten Systemen jede Kasse ihre Abverkäufe direkt und online in die Zentrale. Auf diese Weise kann auf der Basis jeweils aktuellster Informationen punktgenau disponiert werden. Arbeitet eine Filiale autark, kann je nach Anforderungsprofil aber auch über einen Filialserver kommuniziert werden.
Besonders für Händler, die zusätzlich zum stationären Geschäft beispielsweise auch einen Online-Kanal mit Lieferdienst betreiben, ist bei der Wahl eines passenden Kassensystems von Bedeutung, dass dieses auch eine mobile Out-Store-Variante enthält: Ein entsprechendes Modul ermöglicht es Händlern, auch an der Haustür vor Ort durchgeführte Umsätze systemisch und organisatorisch einer Filiale zuzuordnen und unmittelbar in die Abrechnung dieser Filiale einfließen zu lassen. Ein solches im Verbund organisiertes Kassensystem regelt unter anderem die Kommissionierung und Belieferung der Filiale und bietet die volle Einbindung in Standard-Filialprozesse wie beispielsweise Stammdaten oder Geldmanagement.
Überblick in der Zentrale
Ein intelligentes Konfigurations-Cockpit sorgt bei entsprechender Software dafür, dass in der Zentrale jederzeit Überblick über die aktuellen Konfigurationen aller im Netzwerk befindlichen Kassen herrscht. So können an zentraler Stelle maßgebliche Parameter gesetzt werden und alle Kassen einer Filiale erben dann die Parameter ihrer Filiale. Konfigurationsänderungen werden automatisch protokolliert und können bei Bedarf auch wieder rückgängig gemacht werden – Freigabe-Workflows inklusive.
Neben rechtlich bedeutsamen Features wie der Fiskalisierung und hilfreichen Ergänzungen wie der Einbindung von Kundenbindungs-Programmen warten Kassensysteme mit vielen weiteren nützlichen Tools auf: Sie integrieren Serviceprovider wie beispielsweise SecuCard, ePay, Six oder Condardis und haben Schnittstellen zu Couponing-Anbietern wie zum Beispiel arcado. Auch Bargeldabhebungen, Kundenbefragungen, Altersbeschränkungen oder die Abwicklung von Artikel-, Beleg- und Staffelrabatten sind problemlos ins System einzubinden. Bei der Konfiguration sind Berechtigungskonzepte mit Rollen und Rechten oft genau so möglich wie individuelle Belegungen mit Schnelltasten und sogar der „fliegende Wechsel“ zwischen Links- und Rechtshändermodus.
Fazit:
Kassensysteme sind und bleiben im Handel eine der wichtigsten „Schaltzentralen“. Denn alle Abverkäufe müssen reibungslos verbucht werden, ob an der stationären Bedienkasse oder auf mobilen Endgeräten. Auch vor dem Hintergrund der neuesten Fassung der aktuellen Kassensicherungsverordnung kommt modernen Kassensystemen eine besondere Bedeutung zu, um rechtlich abgesichert stets auf der sicheren Seite zu sein. Bei der Auswahl eines neuen Kassensystems sollten Händler sich umfassend über die jeweiligen Features und Integrations-Möglichkeiten eines Anbieters informieren – und vorab ihre ganz individuellen Anforderungen an das System klären.
