Wie lässt sich ein einheitliches Controlling mit Daten aus sehr vielen, ganz unterschiedlichen Buchhaltungssystemen aufbauen? Eine Genossenschaft des Bürofachhandels mit über 500 Mitgliedern hat einen Weg gefunden – schnelle und effiziente Dateneingabe, Analysen, Reports und Szenario-Planung inklusive.
Die passende Controlling-Software zu finden ist für Mittelständler keine leichte Aufgabe: leicht bedienbar und vor allem kompatibel zu den vorhandenen Systemen sollte sie sein. Noch komplexer aber wird es für Organisationen oder Plattformen, wenn Daten aus ganz unterschiedlichen, heterogenen Systemen erfasst und ausgewertet werden müssen, wie zum Beispiel in Genossenschaften. Die Soenneken e. G. ist so ein Fall, über 500 eigenständige Bürofachhändler sind hier organisiert. Als Dienstleister übernimmt die Genossenschaft dabei zentrale Aufgaben in Beschaffung, Logistik und Marketing. Kernaufgabe ist die Zentralregulierung: Mitglieder können direkt beim Lieferanten bestellen, die Zahlung wird dann über die Soennecken e. G. abgewickelt, die als Bürge auftritt. Gleichzeitig kann auch direkt in der Soennecken-Zentrale bestellt werden. Das Controlling läuft ebenfalls zentral. Die Daten stammen aus den Finanzbuchhaltungen der Mitglieder, zum Teil aus Datev, darüber hinaus sind aber auch viele weitere Systeme bei den einzelnen Händlern im Einsatz.
Mit manueller Dateneingabe keine Zeit mehr verlieren
Mit der anfänglich genutzten Tabellenkalkulation in Excel stieß man schnell an Grenzen. Deshalb wurde eine eigene Datenbank programmiert und in der Folgezeit immer weiterentwickelt. Gewinn- und Verlustrechnung, Fortschreibung von Rentabilität und Liquidität waren nun möglich, wenn auch noch keine vollständigen Bilanzplanungen. Insgesamt ließ sich also recht gut planen – sobald die Daten erst einmal im System waren. Doch eben diese Dateneingabe dauerte viel zu lang, der Arbeitsaufwand war zu hoch.
„Das System basierte nicht auf Konten, die wir elektronisch eingelesen haben, sondern wir haben mit Erhebungsmasken gearbeitet, das heißt, jeder Wert musste manuell eingetippt werden, somit lagen wir auch immer ein paar Monate zurück“.
Jens Pietsch, Leiter Betriebswirtschaftliche Beratung bei Soenneken e.G.
Das sollte sich ändern. Doch die Suche nach einer neuen Lösung gestaltete sich langwierig und schwierig. Bei Soennecken testeten sie mehrere Controlling-Software-Tools; versuchten, eine Grundstruktur zu finden, die dann auf die einzelnen Systeme der Händler adaptiert werden konnte – ohne Erfolg. „Multidimensionale Datenbanken boten alle, aber wir hätten praktisch die Strukturen für jedes der Mitgliedsunternehmen selbst zuschneiden müssen“, so Pietsch.
Ein externer Berater empfahl schließlich die Software der SWOT Controlling GmbH, die er selbst seit Jahren nutzte. Nach den vorhergehenden Erfahrungen war man eher skeptisch, ob die besonderen Anforderungen der dezentralen Organisation und der sehr unterschiedlichen Systeme tatsächlich auch erfüllt würden. Aber nachdem sich schon beim ersten Termin vor Ort Lösungen abzeichneten, fiel die Entscheidung zugunsten der SWOT Software. Nach fast dreijähriger Nutzung und über 90 Planungsvorgängen zeigt sich Pietsch zufrieden:
Die vorgegebenen Features der Benutzeroberfläche lassen sich schnell auf einzelne Mandanten anpassen. Zudem sind auch individuelle Schnittstellen für Mandanten möglich. Neue Mandanten können viel einfacher und schneller angelegt werden. Vor allem haben sich Zeit und Aufwand für die Dateneingabe nun erheblich verkürzt. Die Daten werden von den Mitgliedern in unterschiedlichen Formaten wie xls, txt oder csv geschickt und innerhalb weniger Minuten ins System eingelesen. Das ist nicht nur sehr viel effizienter, auch Übertragungsfehler werden dadurch vermieden.
Ein spezielles Reportmodul bietet bereits vorgefertigte Berichtsformate, ermöglicht aber auch individuelle Anpassungen. Bei Soenneken wurde auf dieser Basis ein eigenes Format zusammengestellt, mit einem Plan-Ist-Vergleich, einer Vorschau, Hochrechnungen und Bilanzfortschreibung.
Szenario-Planung stützt Entscheidungen für die Zukunft
Somit bleibt wieder Zeit für die Kernaufgaben im Controlling, die Analyse und Auswertung der Daten. Diese Aufgaben werden immer wichtiger, wie auch eine Erhebung der SWOT Controlling GmbH1 gemeinsam mit KCE KompetenzCentrum für Entrepreneurship & Mittelstand der FOM ergab. 77 Prozent der befragten Controllingverantwortlichen erwarten demnach, dass sich das Controlling deutlich mehr mit Szenarien befassen wird. Auch Jens Pietsch sieht die Veränderungen, die in seiner Branche anstehen: Es braucht andere Konzepte, Unternehmen müssten sich neu aufstellen: „Immer mehr Mitglieder wollen, dass wir die neuen Ansätze einmal durchrechnen“. Wenn eine Fortschreibung des Bestehenden nicht mehr zum gewünschten Ergebnis führt, sind Entscheidungshilfen gefragt. Sollten besser neue Geschäftsfelder etabliert, andere Produkte verkauft oder Strukturen verändert werden? Auch für Finanzierungfragen oder in Krisensituationen helfen solche Szenario-Planungen. „SWOT ermöglicht eine einheitliche Analysestruktur, wir können genau aufschlüsseln, wo Umsätze und Erträge generiert werden, wo Kosten entstehen, wie sich die einzelnen Positionen entwickeln und wie sie sich verändern, wenn bestimmte Maßnahmen umgesetzt werden.
Künftig sollen über das webbasierte Reporting-Tool auch relevante Vergleichsdaten wie zum Beispiel Rohertrag oder Personalkostenanteil am Umsatz zur Verfügung gestellt werden. Mit Zahlen zum Gesamtdurchschnitt und zum Durchschnitt der jeweils Branchenbesten soll den Mitgliedern so auch die eigene Standortbestimmung erleichtert werden.
Diese Unterstützung kommt auch bei den Mitgliedern gut an. Waren einige anfangs noch skeptisch ob der „Zahlenspielereien“, so überzeugten letztlich die transparenten und schnellen Analysefunktionen – gerade bei größeren Mitgliedsunternehmen auch eine Option für das unternehmenseigenen Controlling, befindet Jens Pietsch.
