Nur das Unternehmen, das seine Daten konsistent sammelt und für die Optimierung seiner Geschäftsabläufe nutzt, wird auf Dauer erfolgreich sein. Eine zentrale Rolle spielt dabei ein Enterprise-Resource-Planning-System.
Wachstum gehört für viele Unternehmen zu den wichtigsten Zielen. Mit der steigenden Größe steigen jedoch auch die Anforderungen an Prozessorganisation, Dokumentation und Datenverwaltung.
Was ist Enterprise Resource Planning?
Bei einem Enterprise-Resource-Planning-System handelt es sich um eine spezielle Art der Unternehmenssoftware. Sie dient dazu, geschäftsrelevante Daten und Prozesse eines Unternehmens zu unterstützen, abzubilden, zu dokumentieren und zu optimieren.
Für die optimale Funktionsweise des ERP-Systems ist es wichtig, dass alle Bereiche auf dieselbe Datenbasis zugreifen und die Daten aus allen Bereichen miteinander in Verbindung gebracht werden. Der Zweck dieser Datenkombination besteht darin, Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen, wiederkehrende Prozesse zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.
Die technische Grundlage eines ERP-Systems ist eine zentrale Datenverwaltung, in der Daten aus sämtlichen Unternehmensbereichen eindeutig und sauber gespeichert werden. Realisiert wird sie über Anwendungssoftware bzw. IT-Systeme, die in der Regel modular aufgebaut sind und so an die verschiedenen Unternehmensbereiche angepasst werden können. Viele ERP-Systeme sind heute webbasiert. So hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit von überall auf das System zuzugreifen, ohne eine grafische Benutzeroberfläche installieren zu müssen
Warum sind ERP-Systeme so wichtig?
Früher arbeitete man oft mit Insellösungen, um einzelne Teilbereiche von Unternehmen wie Vertrieb, Material- und Personalwirtschaft getrennt voneinander zu organisieren, was dazu führte, dass viele Daten doppelt gespeichert oder inkonsistent waren. Das wirkte sich wiederum negativ auf die Abstimmung zwischen den Abteilungen, den Einkauf, den Umgang mit Kundenfeedback und viele andere Bereiche aus. Ein ERP-System hingegen speichert alle Informationen und Daten aus allen Teilbereichen zentral, so dass der Austausch von Daten innerhalb des Unternehmens vereinfacht wird. Marktführer von ERP-Systemen sind nach SAP Oracle und Microsoft.
Blick über den Tellerrand
„Ohne ein ERP-System wie Timeline würden unsere Prozesse nicht so reibungslos ablaufen. Wir haben uns aufgrund des Kosten-/Nutzen-Verhältnisses bewusst gegen den Platzhirsch auf dem Markt entschieden und diese Entscheidung auch nach mittlerweile 12 Jahren nicht bereut”, sagt CIO der Paul Druseidt Elektrotechnische Spezialfabrik, Simon Röwer. Er ist überzeugt, dass die Zusammenarbeit auch mit kleineren Anbietern lohnen kann: “Den größten Mehrwert erhalten wir durch die Betreuung von Programmierern, die im zwei Wochen-Takt das System stetig auf neue Anforderungen von Kunden, Lieferanten oder unseren Mitarbeitern hier vor Ort optimieren. So wurde das Modul zur Qualitätssicherung beispielsweise in enger Zusammenarbeit mit der Softwareschmiede entwickelt und findet heute auch in vielen anderen KMU Anwendung.” Die Druseidt GmbH greift auf die Software von Timeline zurück.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Einheitliche Datenbasis
- Transparente und einheitliche Vernetzung der Daten
- Optimierte Prozesse
- Bessere Zusammenarbeit verschiedener Abteilung
- Transparentere Dokumentation von Prozessen
- Keine Übertragungsfehler und Inkonsistenzen wegen doppelter Datenspeicherung
- Zeitersparnis
- Kostensenkung
- Effizientere Projektsteuerung
- Stärkere Motivation von Mitarbeitern
Praktische Beispiele für den Einsatz von ERP-Systemen
Bei der Einführung einer ERP-Software handelt es sich in der Regel um ein zweiphasiges Projekt. In der ersten Phase – der Evaluation – erfolgt eine individuelle Bedarfsermittlung. Diese geschieht beispielsweise durch einen Vergleich der eigenen Geschäftsprozesse mit Best Practices. Dabei zeigt sich, welche Funktionalitäten und Bereiche die ERP-Software im eigenen Unternehmen abdecken muss. Entsprechend wird die Software modularisiert. Im Anschluss geht es an die zweite Phase – die Umsetzung. Hierbei analysiert man zunächst die bestehenden Prozesse. In einem zweiten Schritt entscheidet man dann, ob sie mit dem ERP-System kompatibel sind oder geändert werden müssen.
Die Zukunft der ERP-Branche: Cloud und Social Media
In den letzten Jahren haben Entwicklungen wie das Cloud Computing und Social Media die ERP-Branche erfasst. Folgende Trends werden daher noch mehr an Einfluss gewinnen:
- Mobiles ERP
Unternehmer und Angestellte wünschen sich jederzeit Zugang zu den Informationen im System, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Daher wird erwartet, dass in Zukunft der Zugriff auch von mobilen Endgeräte wie Tablets und Smartphones auf alle ERP-Lösungen möglich ist. - Cloud ERP
Zwar nutzen immer mehr Unternehmen Cloud Dienste, aber viele Nutzer von ERP- Systemen sind noch zögerlich, die Daten den Systemen in der Cloud zu speichern. Dies ändert sich zunehmend mit der allgemeinen Akzeptanz von Cloud Diensten und der Zunahme an webbasierten ERP-Lösungen. - Social ERP
Zunehmend integrieren ERP-Software-Anbieter Social Media in ihre Anwendungen. Ob dies sinnvoll ist, wird sich zeigen. Unstrittig ist aber, dass Messaging-Dienste in ERP-Lösungen den Workflow vereinfachen können. - Zweistufen ERP (two-tier ERP)
Bei zweistufige ERP-Systemen, sogenannte two-tier ERPs, werden zwei ERP-Systeme integriert und miteinander kombiniert. Zweistufige Systeme erlauben Unternehmen, eigene ERP-Software-Lösungen mit für sie sinnvollen Add ons einer Cloud-ERP zu kombinieren.
